Актуально станом на 2026 рік.

Доповідну записку про відсутність працівника подає керівник підрозділу, коли підлеглий не з’явився на роботі. Це перший документ, який фіксує факт і запускає процедуру: від з’ясування причин до можливого дисциплінарного стягнення чи звільнення за прогул. Нижче — готовий зразок і пояснення, як діяти далі.

Про сам документ загалом і відмінність від пояснювальної читайте у статті Доповідна записка: зразок і як написати.

Зразок доповідної записки про відсутність працівника

Директору ТОВ «Барвінок» Стусу В. С.

начальника відділу продажу Костенко Л. В.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

05.02.2026 № 7

Про відсутність працівника на робочому місці

Доводжу до Вашого відома, що менеджер Симоненко Оксана Петрівна 5 лютого 2026 року була відсутня на робочому місці протягом усього робочого дня (з 9:00 до 18:00). Про причини відсутності не повідомила, на телефонні дзвінки не відповідала.

Прошу вжити відповідних заходів для з’ясування причин відсутності.

Начальник відділу продажу (підпис) Л. В. Костенко

Записку подають керівнику в день нез’явлення — це фіксує факт «по гарячих слідах» і дає документальну основу для наступних кроків.

Що робити далі: документування відсутності

Одна доповідна записка не є підставою для покарання. Вона лише фіксує факт. Щоб рішення було законним, потрібен повний пакет документів:

1. Доповідна записка керівника — фіксує факт нез’явлення (цей документ).
2. Акт про відсутність на робочому місці — складають комісією, підтверджує відсутність.
3. Табель обліку робочого часу — де проставляють відповідну позначку.
4. Пояснювальна записка працівника про причини — або акт про відмову її надати.
5. Наказ — про стягнення чи звільнення, якщо причини неповажні.

Порядок важливий: спершу з’ясовують причину. Відсутність може виявитися поважною (хвороба, надзвичайні обставини), і тоді підстав для покарання немає.

Коли відсутність стає прогулом

Прогул — це відсутність на робочому місці без поважної причини понад чотири години протягом робочого дня. За нього роботодавець може застосувати дисциплінарне стягнення аж до звільнення за пунктом 4 частини першої статті 40 КЗпП.

Але звільнення за прогул — крайній захід, і він потребує бездоганного документування. Якщо процедуру порушено (немає акта, у працівника не взяли пояснень), суд може поновити працівника на роботі. Тому доповідна записка — лише перша ланка ланцюга, а не самостійна підстава для звільнення.

Часті запитання

Хто пише доповідну про відсутність працівника? Безпосередній керівник відсутнього — начальник відділу, цеху, підрозділу. Він доводить факт до відома директора.

Коли подавати записку? У день нез’явлення працівника, щоб зафіксувати факт вчасно.

Чи можна на підставі однієї доповідної звільнити за прогул? Ні. Потрібні ще акт про відсутність, табель, пояснювальна працівника (або акт про відмову) і наказ. Без повного пакета звільнення можуть визнати незаконним.

Що робити, якщо працівник відмовляється давати пояснення? Скласти акт про відмову надати пояснювальну — він замінює її у пакеті документів.

Чим доповідна відрізняється від пояснювальної в цій ситуації? Доповідну про відсутність пише керівник про підлеглого. Пояснювальну про свою відсутність пише сам працівник. Це два різні документи, що доповнюють один одного.

Джерела: Кодекс законів про працю України, ДСТУ 4163:2020.

Сообщение Доповідна записка про відсутність працівника на роботі: зразок появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.

Актуально станом на 2026 рік.

Доповідна записка — це інформаційно-аналітичний документ, яким працівник (найчастіше керівник підрозділу) інформує керівництво про факт, подію чи стан справ і нерідко пропонує рішення. Нижче — базовий зразок, види й реквізити, а головне — як не сплутати доповідну з пояснювальною чи службовою та де взяти зразок під вашу конкретну ситуацію.

Зразок доповідної записки

Суворо визначеної форми немає, але усталена практика спирається на ДСТУ 4163:2020. Головне — адресат, факт, дата й підпис.

Директору ТОВ «Кобзар» Франку І. Я.

начальника відділу продажу Тичини П. Г.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

12.02.2026 № 3

Про невиконання плану продажу

Доводжу до Вашого відома, що відділ продажу за січень 2026 року виконав план на 68%. Основна причина — відсутність двох менеджерів через тривалі лікарняні.

Пропоную розглянути питання про тимчасове залучення додаткового працівника.

Начальник відділу продажу (підпис) П. Г. Тичина

Доповідна записка під різні ситуації

Залежно від приводу зміст доповідної відрізняється. Готові зразки під найпоширеніші випадки зібрані в окремих матеріалах:

• Про відсутність працівника на роботі — коли керівник фіксує нез’явлення підлеглого.
• Про порушення трудової дисципліни — запізнення, невиконання обов’язків, конфлікт (доповідна на працівника).
• Про переміщення на інше робоче місце — ініціативна доповідна щодо організації роботи.
• На учня — коли вчитель доповідає директору школи про поведінку учня.

Яку записку писати: доповідна, пояснювальна чи службова

Це головне питання, у якому найчастіше помиляються. Тип документа залежить від того, хто пише, про кого і навіщо.

Доповідна — пишете керівництву про факт або про іншу особу: порушення, відсутність працівника, стан справ. Напрямок — вгору по підпорядкуванню.

Пояснювальна — пишете про себе, пояснюючи причини власного вчинку: свою відсутність, запізнення, помилку. Це виправдувальний документ.

Службова — вирішуєте робоче питання між підрозділами однієї організації: закупівля, ремонт, списання. Напрямок — горизонтальний.

Простий приклад: якщо ви самі спізнилися — пишете пояснювальну. Якщо ваш підлеглий спізнився і ви повідомляєте про це директора — це доповідна. Якщо просите інший відділ виділити матеріали — це службова.

Види доповідних записок

За змістом доповідні поділяють на три типи:

• Інформаційні — повідомляють про перебіг або стан роботи, зміни в процесі.
• Ініціативні — містять пропозиції, спонукають керівника ухвалити рішення.
• Звітні — інформують про завершення роботи чи виконання доручення.

За адресатом бувають внутрішні (керівнику свого підприємства, на звичайному аркуші) і зовнішні (до вищої організації, на бланку).

Реквізити й оформлення

Нормативної форми немає, оформлюють за ДСТУ 4163:2020. Обов’язкові елементи: адресат (посада, прізвище, ініціали керівника), автор (посада, прізвище, ініціали), назва «Доповідна записка», дата й реєстраційний номер, заголовок про суть, текст (факт + за потреби висновки й пропозиції), підпис, додатки за наявності.

Технічні вимоги ДСТУ: формат А4, поля 20/20/30/10 мм, шрифт Times New Roman 14, інтервал 1,5. Дату пишуть словесно-цифровим способом («18 лютого 2026 р.»). Доповідну можна складати й від руки, якщо внутрішні правила не вимагають іншого.

Часті запитання

Хто пише доповідну записку? Найчастіше керівник структурного підрозділу або відповідальна особа, яка інформує керівництво вищого рівня про факт чи ситуацію.

Чим доповідна відрізняється від пояснювальної? Пояснювальну пише працівник про себе (пояснює свій вчинок), доповідну — про іншу особу чи факт, доповідаючи керівництву.

Чи має доповідна затверджену форму? Ні. Нормативні акти не містять визначення й суворої форми. Оформлюють за загальною практикою та ДСТУ 4163:2020.

Чи можна написати доповідну від руки? Так, якщо внутрішні правила організації не вимагають друкованого вигляду.

Що відбувається після подання доповідної? Керівник розглядає її та ухвалює рішення (резолюцію). На підставі доповідної можуть скласти акт, вимагати пояснювальну від працівника або видати наказ.

Джерела: ДСТУ 4163:2020, НК 010:2021, Типова інструкція з діловодства (постанова КМУ № 55 від 17.01.2018). Матеріал має інформаційний характер.

Сообщение Доповідна записка у 2026 році: зразок, як написати, види появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.

Наказ про звільнення — документ, яким роботодавець припиняє трудові відносини з працівником. Його готують після заяви на звільнення за власним бажанням. На підставі наказу вносять запис до трудової книжки й проводять розрахунок. Нижче — готові зразки під різні підстави (зокрема для ФОП), а далі про форму, реквізити й відмінності залежно від роботодавця.

Зразок наказу про звільнення за власним бажанням

Наказ складають за типовою формою № П-4 або в довільній формі за ДСТУ 4163:2020. Головне — точно вказати підставу: статтю, частину й пункт КЗпП.

ТОВ «Світанок» (код за ЄДРПОУ 32154876)

НАКАЗ

10.02.2026 м. Львів № 7-к

Про звільнення

ЗВІЛЬНИТИ:

КОВАЛЬЧУКА Андрія Ігоровича, менеджера з продажу, 10 лютого 2026 року за власним бажанням, стаття 38 КЗпП України, з виплатою грошової компенсації за 6 календарних днів невикористаної щорічної відпустки.

Підстава: заява Ковальчука А. І. від 27.01.2026 (додається).

Директор (підпис) О. М. Гриценко

З наказом ознайомлений, копію отримав: (підпис) А. І. Ковальчук 10.02.2026

Наказ про звільнення без відпрацювання

Поважну причину зазначають у наказі, копію підтвердного документа додають.

ПрАТ «Дніпро-Агро» (код за ЄДРПОУ 24697531)

НАКАЗ

30.01.2026 м. Дніпро № 4-к

Про звільнення

ЗВІЛЬНИТИ:

ТКАЧЕНКО Оксану Петрівну, бухгалтера, 30 січня 2026 року за власним бажанням у зв’язку з переведенням чоловіка на роботу в іншу місцевість, стаття 38 КЗпП України, з виплатою грошової компенсації за невикористану щорічну відпустку.

Підстава: заява Ткаченко О. П. від 30.01.2026, копія довідки про переведення (додаються).

Директор (підпис) Л. В. Романюк

З наказом ознайомлена, копію отримала: (підпис) О. П. Ткаченко 30.01.2026

Наказ про звільнення у зв’язку з виходом на пенсію

ТОВ «Карпати-Буд» (код за ЄДРПОУ 40318629)

НАКАЗ

05.03.2026 м. Івано-Франківськ № 11-к

Про звільнення

ЗВІЛЬНИТИ:

ПАВЛЕНКА Миколу Івановича, комірника, 5 березня 2026 року за власним бажанням у зв’язку з виходом на пенсію, стаття 38 КЗпП України, з виплатою грошової компенсації за невикористану щорічну відпустку.

Підстава: заява Павленка М. І. від 05.03.2026 (додається).

Директор (підпис) В. С. Мороз

З наказом ознайомлений, копію отримав: (підпис) М. І. Павленко 05.03.2026

Наказ про звільнення від ФОП

У ФОП немає найменування юрособи та ЄДРПОУ — у шапці зазначають його ПІБ. Підписує наказ сам підприємець, печатку на оригінал не ставлять.

Фізична особа-підприємець Бондаренко Ігор Васильович (РНОКПП 2847561930)

НАКАЗ

14.02.2026 м. Полтава № 2-к

Про звільнення

ЗВІЛЬНИТИ:

САВЧУК Ірину Миколаївну, продавця-консультанта, 14 лютого 2026 року за власним бажанням, стаття 38 КЗпП України, з виплатою грошової компенсації за невикористану щорічну відпустку.

Підстава: заява Савчук І. М. від 31.01.2026 (додається).

Фізична особа-підприємець (підпис) І. В. Бондаренко

З наказом ознайомлена, копію отримала: (підпис) І. М. Савчук 14.02.2026

Форма наказу

Наказ оформлюють за типовою формою № П-4 (затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489) або в довільній формі за ДСТУ 4163:2020. Форма П-4 не зареєстрована в Мін’юсті, тож має рекомендаційний характер — обидва варіанти законні.

Обов’язкові реквізити

• Шапка: найменування підприємства та код ЄДРПОУ (для ФОП — його ПІБ).
• Назва, номер, дата. Кадрові накази нумерують з індексом «к» (№ 7-к).
• ПІБ і посада працівника.
• Дата звільнення — останній робочий день.
• Підстава — стаття, частина й пункт КЗпП. Для власного бажання — стаття 38 КЗпП.
• Виплати — компенсація за невикористану відпустку.
• Реквізити заяви (за потреби — підтвердних документів).
• Підпис керівника та відмітка про ознайомлення й отримання копії.

Підставу — пункт, частину, статтю — зазначають однаково в наказі, трудовій книжці й реквізиті 17 Додатка Д5 до Податкового розрахунку. Розбіжність тут — типова помилка.

Порядок оформлення

1. Отримати заяву працівника з підписом і датою.
2. Дочекатися спливу двох тижнів або оформити раніше — за поважної причини чи згоди сторін.
3. Підготувати наказ із посиланням на ст. 38 КЗпП і реквізитами заяви.
4. Підписати в керівника.
5. Ознайомити працівника під підпис.
6. Внести запис до трудової книжки й видати її в день звільнення.
7. Провести повний розрахунок.

Якщо останній день припадає на вихідний, трудову книжку видають і розрахунок проводять в останній робочий день перед ним.

Що видають у день звільнення

За статтею 47 КЗпП роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати копію наказу, письмове повідомлення про нараховані суми, трудову книжку із записом і провести розрахунок у строки статті 116 КЗпП. Якщо працівник відсутній — розрахунок не пізніше наступного дня після звернення за коштами.

Чи залежить наказ від форми власності

Наказ залежить не від форми власності, а від того, хто роботодавець і кого звільняють.

Для ТОВ і ПрАТ наказ про звільнення рядового працівника однаковий: обидва — юридичні особи, підписує директор, у шапці найменування юрособи та ЄДРПОУ. Різниця між ТОВ і ПрАТ на структуру наказу не впливає.

ФОП. У шапці — ПІБ підприємця замість ЄДРПОУ. Підпис у форматі «Фізична особа-підприємець — підпис — ПІБ». Печатку на оригінал кадрового наказу не ставлять, нею завіряють лише копію. Після звільнення ФОП відображає це в Додатку Д5 до податкової за місцем реєстрації.

Звільнення директора. Директор пише заяву власнику — загальним зборам учасників. Наказ підписує або особа, уповноважена рішенням зборів (підстава — протокол), або сам директор власним наказом (згоди засновника на звільнення за власним бажанням не потрібно). Через неоднозначність порядок варто узгодити зі статутом.

Часті запитання

За якою формою складати наказ? За типовою № П-4 або в довільній формі за ДСТУ 4163:2020. Обидва варіанти законні.

Яку статтю вказувати? Стаття 38 КЗпП — для звільнення за власним бажанням. Підставу зазначають однаково в наказі, трудовій книжці й Додатку Д5.

Чи обов’язково видавати копію наказу? Так. У день звільнення працівнику видають копію, а він на оригіналі робить відмітку про отримання.

Чи відрізняється наказ для ТОВ і ПрАТ? Ні. Для рядового працівника він однаковий — форма власності на структуру не впливає.

Хто підписує наказ у ФОП? Сам підприємець, у форматі «Фізична особа-підприємець — підпис — ПІБ». Печатку на оригінал не ставлять.

Хто підписує наказ, якщо звільняється директор? Особа, уповноважена загальними зборами (підстава — протокол), або сам директор. Порядок узгоджують зі статутом.

Сообщение Зразок наказу про звільнення за власним бажанням появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.

Звільнення за власним бажанням — найпоширеніший спосіб піти з роботи. Його регулює стаття 38 КЗпП: працівник подає письмову заяву, попереджає роботодавця за два тижні, а в останній робочий день отримує повний розрахунок і трудову книжку. Нижче — готові зразки заяви під різні ситуації, а далі докладно про строки, звільнення без відпрацювання, виплати та нюанси воєнного стану.

Актуально на 2026 рік, враховано дію воєнного стану.

Зразок заяви на звільнення за власним бажанням

Заява складається у довільній формі. Головне — чітко висловити намір і вказати дату звільнення (останній робочий день), а не дату подання.

Директору ТОВ «Світанок» Гриценку О. М.

менеджера з продажу Ковальчука Андрія Ігоровича

ЗАЯВА

Прошу звільнити мене з посади менеджера з продажу за власним бажанням відповідно до статті 38 КЗпП України 10 лютого 2026 року.

27.01.2026   (підпис)   А. І. Ковальчук

Зразок заяви на звільнення без відпрацювання

Коли є поважна причина, її називають прямо й додають підтвердний документ.

Директору ПрАТ «Дніпро-Агро» Тимошенко Л. В.

бухгалтера Мельник Оксани Петрівни

ЗАЯВА

Прошу звільнити мене з посади бухгалтера за власним бажанням відповідно до статті 38 КЗпП України 30 січня 2026 року у зв’язку з переведенням чоловіка на роботу в іншу місцевість.

Додаток: копія довідки про переведення.

30.01.2026   (підпис)   О. П. Мельник

Зразок заяви на звільнення від ФОП

Якщо роботодавець — фізична особа-підприємець, заяву адресують безпосередньо йому, а не «директору».

Фізичній особі-підприємцю Бондаренку Ігорю Васильовичу

продавця-консультанта Савчук Ірини Миколаївни

ЗАЯВА

Прошу звільнити мене з посади продавця-консультанта за власним бажанням відповідно до статті 38 КЗпП України 14 лютого 2026 року.

31.01.2026   (підпис)   І. М. Савчук

Після того як працівник подасть заяву, роботодавець готує наказ про звільнення — це вже завдання кадрової служби. Якщо вам потрібен приклад цього документа, дивіться окрему статтю «Зразок наказу про звільнення за власним бажанням».

Нижче можна завантажити чистий бланк заяви у форматі Word. Він готовий до друку: залишається лише вписати від руки назву підприємства, дані керівника, свою посаду й дату звільнення — решту тексту вже оформлено правильно.

Завантажити чистий бланк заяви на звільнення за власним бажанням (Word)

Стаття, за якою звільняються

Звільнення з ініціативи працівника регулює стаття 38 КЗпП (для строкового договору — стаття 39). Саме на неї посилаються в заяві.

Головне, що дає ця стаття: піти з роботи — це право працівника, а не питання дозволу. Роботодавець не може відмовити, «не підписати» заяву чи змусити залишитися. Причину звільнення вказувати не обов’язково — досить самого волевиявлення.

Строк попередження: ті самі «два тижні»

За загальним правилом працівник попереджає роботодавця письмово за два тижні до бажаної дати звільнення. Це не «відпрацювання» у побутовому сенсі, а строк попередження — щоб роботодавець встиг знайти заміну й передати справи.

Кілька уточнень, які часто плутають:

Два тижні відлічують з наступного дня після подання заяви. Подали 3 березня — останній робочий день припадає на 17 березня.

Строк можна скоротити за домовленістю. Якщо роботодавець не проти відпустити раніше, звільнення оформлюють за угодою сторін, і чекати два тижні не треба.

Два тижні — це мінімум, а не максимум. Попросили у заяві звільнити через місяць — роботодавець зобов’язаний оформити звільнення саме тоді.

«Відпрацювання» не означає фізичну присутність. Ці два тижні працівник може бути у відпустці чи на лікарняному — трудові відносини все одно тривають.

Коли можна звільнитися без відпрацювання

Стаття 38 КЗпП зобов’язує роботодавця звільнити працівника у той строк, про який він просить, якщо є поважна причина. Перелік у законі не вичерпний, але прямо названі, зокрема:

• переїзд на нове місце проживання;
• переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість;
• вступ до закладу освіти;
• неможливість проживання в цій місцевості (підтверджена медичним висновком);
• вагітність;
• догляд за дитиною до 14 років або дитиною з інвалідністю;
• догляд за хворим членом сім’ї;
• вихід на пенсію;
• прийняття на посаду за конкурсом.

Окрема підстава піти без відпрацювання — коли роботодавець сам порушує закон: не виплачує зарплату, ігнорує умови договору або допускає мобінг (цькування), підтверджений судовим рішенням (ч. 3 ст. 38 КЗпП). У цьому випадку, на відміну від звичайного звільнення за власним бажанням, виплачують ще й вихідну допомогу — не менше тримісячного середнього заробітку.

Більшість поважних причин потребує документального підтвердження. Тому причину варто не лише назвати в заяві, а й додати підтвердний документ.

Звільнення за власним бажанням під час воєнного стану

Це найсвіжіший блок, бо саме тут застарілі статті вводять в оману. Загальне правило воєнний стан не скасував: два тижні попередження діють, як і раніше (ч. 1 ст. 38 КЗпП).

Але з’явилася додаткова поважна причина для звільнення без відпрацювання: якщо підприємство розташоване в районі бойових дій і є загроза життю та здоров’ю працівника, роботодавець зобов’язаний звільнити його у строк, зазначений у заяві (ст. 4 Закону № 2136). Про цю обставину треба прямо написати в заяві.

Виняток — працівники, яких залучено до суспільно корисних робіт або задіяно на об’єктах критичної інфраструктури: для них діють окремі обмеження.

Які виплати належать при звільненні

У останній робочий день роботодавець зобов’язаний повністю розрахуватися з працівником. До розрахунку входять:

• зарплата за всі відпрацьовані дні, включно з останнім;
• компенсація за невикористану відпустку — за всі накопичені, але не використані дні щорічної відпустки (а також додаткової відпустки на дітей, якщо була);
• премії та інші належні суми, передбачені договором.

Момент, який часто хвилює: вихідна допомога при звільненні за власним бажанням не виплачується. Виняток — лише звільнення через порушення роботодавцем закону (ч. 3 ст. 38 КЗпП). Добровільний відхід на загальних підставах під вихідну допомогу не підпадає.

Якщо працівник у день звільнення відсутній (наприклад, на лікарняному), розрахунок проводять не пізніше наступного дня після його звернення за коштами.

Окремі ситуації

Працюючий пенсіонер. Вихід на пенсію — поважна причина, тож звільнити зобов’язані без відпрацювання, у строк із заяви. А якщо пенсіонер уже на пенсії й просто змінює роботу, діє загальне правило двох тижнів.

Мобілізований працівник. Роботодавець не може звільнити мобілізованого з власної ініціативи — за таким працівником зберігається робоче місце (ст. 119 КЗпП). Але сам працівник має право звільнитися за власним бажанням, подавши письмову заяву. Це підтверджує й позиція Мінсоцполітики: ініціатива має йти саме від працівника, без тиску роботодавця.

Під час декретної відпустки. Жінка у відпустці для догляду за дитиною може звільнитися за власним бажанням будь-коли. Роботодавець звільнити її сам не має права, але добровільний відхід закон не обмежує.

Директор ТОВ. Керівник теж звільняється за власним бажанням, але процедура складніша: рішення ухвалюють загальні збори учасників, а строк попередження часто довший за два тижні (це прописують у статуті).

Звільнення від ФОП. Підстава та сама (ст. 38 КЗпП), заява по суті не відрізняється. Різниця в оформленні: заяву адресують підприємцю (не «директору»), наказ підписує сам ФОП, а факт звільнення він відображає в об’єднаному звіті (додаток Д5) до податкової за місцем реєстрації.

Випробувальний строк. На працівника на випробуванні поширюються ті самі норми ст. 38 КЗпП. Особливих скорочених строків для звільнення за власним бажанням під час випробування закон не встановлює.

Часті запитання

За скільки днів подавати заяву на звільнення? За два тижні до бажаної дати звільнення (ч. 1 ст. 38 КЗпП). За наявності поважної причини — у будь-який строк, про який просить працівник.

Чи можна звільнитися без відпрацювання? Так, якщо є поважна причина (переїзд, вступ на навчання, вихід на пенсію, догляд за дитиною тощо) або якщо роботодавець сам погодиться відпустити раніше.

Чи можна відкликати заяву? Так, до закінчення строку попередження — за умови, що на це місце ще не запросили письмово іншого працівника, якому за законом не можна відмовити.

Чи виплачують вихідну допомогу? Ні, за загальним правилом. Виняток — звільнення через порушення роботодавцем закону (ч. 3 ст. 38 КЗпП). У звичайній ситуації виплачують зарплату й компенсацію за невикористану відпустку.

Чи можна звільнитися під час лікарняного чи відпустки? Так. Заяву можна подати й піти, навіть перебуваючи на лікарняному або у відпустці. Дата звільнення від цього не зміщується.

Чим відрізняється звільнення від ФОП? Підстава й заява ті самі, але заяву адресують не директору, а підприємцю; наказ підписує сам ФОП; факт звільнення він відображає в об’єднаному звіті до податкової.

Сообщение Зразок заяви на звільнення за власним бажанням появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.

Актуально станом на липень 2026 року. Враховано дію воєнного стану, продовженого до 2 серпня 2026 року.

Наказ на відпустку — це документ, яким роботодавець офіційно відпускає працівника відпочивати. Ланцюжок простий: працівник пише заяву, керівник ставить резолюцію, а далі кадрова служба готує наказ. Саме з наказу бухгалтер бачить вид і тривалість відпустки, щоб нарахувати відпускні.

Нижче — коли наказ обов’язковий, за якою формою його складати та готові зразки під кожен вид відпустки.

За якою формою складати наказ

Тут є поширена помилка: багато хто вважає, що наказ можна оформити тільки за типовою формою № П-3. Насправді це не так.

Типова форма № П-3 затверджена ще наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489 і має рекомендаційний характер. Тобто ви можете піти двома шляхами: узяти готову форму П-3 або скласти наказ у довільній формі — головне, щоб у ньому були всі основні показники з П-3 і дотримані вимоги ДСТУ 4163:2020 до оформлення розпорядчих документів.

На практиці більшість підприємств досі користується П-3, бо це зручно й звично. Але якщо ваша кадрова система генерує накази у власному форматі — це законно.

Що має бути в наказі

Незалежно від форми, у наказі про відпустку мають бути такі відомості:

• Шапка: назва підприємства, код за ЄДРПОУ, назва документа, номер і дата.
• Прізвище та посада працівника, якому надають відпустку, його табельний номер.
• Вид відпустки (щорічна основна, додаткова, навчальна, без збереження тощо).
• Період, за який надається відпустка (робочий рік).
• Тривалість і конкретні дати — з якого по яке число.
• Підстава — реквізити заяви працівника, а для окремих відпусток — і додаткових документів (довідка-виклик, посвідчення тощо).
• Підпис керівника і місце для підпису працівника про ознайомлення.

Працівника з наказом ознайомлюють під підпис — це підтверджує, що він знає дати своєї відпустки.

Зразок наказу про надання щорічної основної відпустки

ТОВ «Крот» (код за ЄДРПОУ 12345678)

НАКАЗ

04.01.2026                                                                                           м. Київ № 3-в

Про надання щорічної основної відпустки

НАДАТИ:

ПЕТРЕНКУ Леоніду Жоржовичу, водію, щорічну основну оплачувану відпустку тривалістю 24 календарні дні з 11 січня 2026 року по 5 лютого 2026 року за робочий рік з 3 лютого 2025 року по 2 лютого 2026 року.

Підстава: заява Петренка Л. Ж. від 04.01.2026.

Директор                                    (підпис)                                А. Г. Лозинський

З наказом ознайомлений:              (підпис)                                    Л. Ж. Петренко

Зверніть увагу: у наказі вказують і робочий рік, за який належить відпустка. Робочий рік відлічують не з січня, а від дня, коли працівник уклав трудовий договір.

Також для безкоштовного завантаження було підготовлено чистий бланк відповідного документу, яким можна завантажити у форматі Word роздрукувати та заповнити власними данними. 

Скачати чистий бланк наказу для заповнення і друку у Word 

Зразок наказу про відпустку без збереження зарплати

Такий наказ видають на підставі заяви працівника. Обов’язково зазначають підставу — норму закону, за якою надається відпустка (ст. 25 або ст. 26 Закону про відпустки).

ТОВ «Плюс» (код за ЄДРПОУ 87654321)

НАКАЗ

06.01.2026                                                                                           м. Київ № 2-в

Про надання відпустки без збереження заробітної плати

НАДАТИ:

ІВАНОВІЙ Ірині Юріївні, менеджеру, відпустку без збереження заробітної плати тривалістю 5 календарних днів з 12 січня 2026 року по 16 січня 2026 року за сімейними обставинами.

Підстава: заява Іванової І. Ю. від 06.01.2026, стаття 26 Закону України «Про відпустки».

Директор                                        (підпис)                            А. В. Лозинський

З наказом ознайомлена:                      (підпис)                                    І. Ю. Іванова

Під час воєнного стану відпустку без збереження зарплати можна надати й на більший строк, ніж звичайні 30 днів на рік, — тоді підставою буде ще й ч. 3 ст. 12 Закону № 2136.

Зразок наказу про відпустку у зв’язку з навчанням

Для навчальної відпустки підстава подвійна: заява працівника і довідка-виклик із закладу освіти.

ТОВ «ВсеОК» (код за ЄДРПОУ 12345678)

НАКАЗ

21.02.2026                                                                                           м. Київ № 9-в

Про надання відпустки у зв’язку з навчанням

НАДАТИ:

ПЕТРЕНКУ Леоніду Жоржовичу, водію, додаткову оплачувану відпустку у зв’язку з навчанням тривалістю 20 календарних днів з 2 березня 2026 року по 21 березня 2026 року із збереженням середньої заробітної плати для складання екзаменаційної сесії.

Підстава: заява Петренка Л. Ж. від 21.02.2026, довідка-виклик Київського національного університету від 20.02.2026 № 123.

Директор                                           (підпис)                         А. Г. Лозинський

З наказом ознайомлений:                     (підпис)                             Л. Ж. Петренко

Зразок наказу про додаткову відпустку на дітей

Соціальна відпустка «на дітей» належить працівникам, які виховують двох і більше дітей до 15 років, дитину з інвалідністю, а також одиноким матерям і батькам. Її тривалість — до 10 календарних днів на рік (плюс окремі надбавки за певних умов), і вона не залежить від відпрацьованого часу.

ТОВ «Приклад» (код за ЄДРПОУ 12225678)

НАКАЗ

15.05.2026                                                                                         м. Київ № 21-в

Про надання додаткової соціальної відпустки працівникам, які мають дітей

НАДАТИ:

КОВАЛЕНКО Марії Петрівні, бухгалтеру, додаткову соціальну оплачувану відпустку як жінці, яка має двох дітей віком до 15 років, тривалістю 10 календарних днів з 1 червня 2026 року по 10 червня 2026 року.

Підстава: заява Коваленко М. П. від 15.05.2026, копії свідоцтв про народження дітей.

Директор                                         (підпис)                           А. Г. Лозинський

З наказом ознайомлена:                      (підпис)                             М. П. Коваленко

Зразок наказу про додаткову відпустку учаснику бойових дій

Учасникам бойових дій належить додаткова оплачувана відпустка тривалістю 14 календарних днів на рік (ст. 16-2 Закону про відпустки, ст. 77-2 КЗпП). Вона надається понад щорічну відпустку, не залежить від відпрацьованого часу, але «згорає» наприкінці календарного року. Підстава — заява й посвідчення УБД.

ТОВ «Крот» (код за ЄДРПОУ 12345678)

НАКАЗ

10.04.2026                                                                                         м. Київ № 16-в

Про надання додаткової відпустки учаснику бойових дій

НАДАТИ:

МЕЛЬНИКУ Іванові Степановичу, слюсарю, додаткову оплачувану відпустку як учаснику бойових дій тривалістю 14 календарних днів з 20 квітня 2026 року по 3 травня 2026 року.

Підстава: заява Мельника І. С. від 10.04.2026, посвідчення учасника бойових дій.

Директор                                 (підпис)                                   А. Г. Лозинський

З наказом ознайомлений:            (підпис)                                         І. С. Мельник

Зразок наказу про виплату компенсації за невикористану відпустку

Компенсацію за невикористані дні відпустки виплачують здебільшого при звільненні, але в деяких випадках — і працівникові, який продовжує роботу (за дні, що перевищують мінімальні 24 за рік).

ТОВ «Крот» (код за ЄДРПОУ 12345678)

НАКАЗ

28.03.2026                                                                                         м. Київ № 14-в

Про виплату грошової компенсації за невикористану відпустку

ВИПЛАТИТИ:

ПЕТРЕНКУ Леоніду Жоржовичу, водію, грошову компенсацію за 8 календарних днів невикористаної щорічної основної відпустки за робочий рік з 3 лютого 2025 року по 2 лютого 2026 року.

Підстава: заява Петренка Л. Ж. від 28.03.2026, стаття 24 Закону України «Про відпустки».

Директор                                   (підпис)                                 А. Г. Лозинський

З наказом ознайомлений:                  (підпис)                                    Л. Ж. Петренко

Часті запитання

Чи обов’язково використовувати форму П-3? Ні. Форма П-3 рекомендаційна. Наказ можна скласти й у довільній формі, зберігши всі показники з П-3 і дотримавшись ДСТУ 4163:2020.

Що є підставою для наказу? Заява працівника з резолюцією керівника. Для окремих відпусток додають ще документи: довідку-виклик (навчальна), посвідчення УБД, копії свідоцтв про народження (на дітей).

Чи потрібно ознайомлювати працівника з наказом? Так, під підпис. Це підтверджує, що працівник знає дати відпустки.

Коли видають наказ — до чи після заяви? Після. Спочатку працівник подає заяву, керівник її погоджує, і лише тоді кадри готують наказ. Як правильно оформити заяву — читайте на сторінці Як написати заяву на відпустку.

Сообщение Наказ на відпустку появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.

Актуально станом на липень 2026 року. Враховано дію воєнного стану, продовженого до 2 серпня 2026 року.

Заяву на відпустку хоча б раз писав майже кожен. Форма проста, але від правильного оформлення залежить, чи вчасно ви отримаєте відпускні й чи не виникне питань у відділі кадрів. Розберемо по черзі: за скільки днів подавати, що має бути в заяві, скільки днів відпустки належить і які нюанси діють під час воєнного стану.

Якщо вам потрібен уже готовий бланк, який можна скопіювати й підставити свої дані, — усі приклади зібрані на сторінці зразок заяви на щорічну відпустку.

За скільки днів подавати заяву

Поширений міф — що заяву треба подати «мінімум за 3–4 дні». Насправді закон окремого строку подання не встановлює. Але є два орієнтири.

Перший: якщо ви йдете у відпустку за графіком, роботодавець зобов’язаний письмово попередити вас про її початок не пізніше ніж за два тижні. Тож і заяву логічно подати приблизно за цей час.

Другий, важливіший для гаманця: відпускні виплачують не пізніше ніж за три дні до початку відпустки (ч. 5 ст. 115 КЗпП, ст. 21 Закону про відпустки). Щоб бухгалтерія встигла все порахувати, заяву краще віддати завчасно, а не «день у день».

Якщо дата відпустки вже стоїть у графіку, окрема заява може взагалі не знадобитися — усе оформлюють наказом. Заява потрібна, коли ви берете відпустку поза графіком, ділите її або йдете раніше, ніж планувалося.

Що має бути в заяві

Затвердженого бланка немає — заяву пишуть у довільній формі. Але щоб її не повернули, у ній мають бути такі елементи:

• Кому. Посада, назва організації та ПІБ керівника. Якщо керівник сам у відпустці — той, хто виконує його обов’язки.
• Від кого. Ваша посада, підрозділ, ПІБ, за потреби — табельний номер.
• Назва документа. Слово «Заява» посередині рядка.
• Суть прохання. Вид відпустки, дата початку і кількість календарних днів.
• Підстава, якщо потрібна за законом (наприклад, довідка-виклик для навчальної відпустки).
• Дата й підпис.

Заяву подають керівникові або до відділу кадрів. Керівник ставить резолюцію, після чого HR готує наказ (форма П-7 або довільна).

Скільки днів відпустки належить у 2026 році

Щорічна основна відпустка — це мінімум 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік. Робочий рік відлічують не з січня, а від дня, коли ви уклали трудовий договір.

Тут працює особливість воєнного часу. Роботодавець має право обмежити щорічну основну відпустку 24 днями, навіть якщо за посадою чи пільговою категорією вам належить більше. Дні, які не вмістилися у ці 24, не згорають — їх нададуть після завершення воєнного стану (ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).

Ще один нюанс стосується свят. У мирний час святкові й неробочі дні (ст. 73 КЗпП) не входять у тривалість відпустки й фактично її подовжують. Але під час воєнного стану дія ст. 73 КЗпП зупинена, тому ці дні рахуються як звичайні.

І приємне: піти у щорічну відпустку повної тривалості можна навіть не чекаючи відпрацьованих шести місяців на новому місці — якщо роботодавець не проти.

Порядок дій: покроково

1. Уточніть, чи стоїть ваша відпустка у графіку. Якщо так – можливо, заява не потрібна, і наказ про відпустку складуть на пісдтаві графіку.
2. Визначте вид відпустки: щорічна, частина, перенесення, навчальна, без збереження.
3. Складіть заяву у довільній формі з усіма реквізитами (див. вище).
4. Подайте її керівникові або в кадри – бажано за два тижні до початку.
5. Дочекайтеся резолюції й наказу. Без наказу у відпустку виходити не варто.

Готові приклади під кожен вид відпустки – на сторінці зразок заяви на щорічну відпустку. Також нижче ми виклали одне зображення для орієнтовного розуміння, як повинен виглядати документ.

Часті запитання

За скільки днів писати заяву на відпустку? Закон конкретного строку не встановлює. Орієнтир — два тижні: стільки часу роботодавець за законом має на попередження про відпустку за графіком, і цього достатньо, щоб відпускні виплатили не пізніше ніж за три дні до початку.

Чи можна взяти відпустку на 1 день? Так, якщо ви ділите щорічну відпустку на частини й хоча б одна частина становить не менше 14 днів. Один день також оформлюють за свій рахунок або як відгул.

Скільки днів щорічної відпустки належить під час воєнного стану? Щонайменше 24 календарні дні. Якщо за посадою належить більше — різницю нададуть після завершення воєнного стану, вона не згорає.

Чи потрібна заява, якщо відпустка стоїть у графіку? Часто ні — достатньо наказу. Заява потрібна, коли ви відхиляєтеся від графіка.

Чи оплачується навчальна відпустка? Так. На час додаткової відпустки у зв’язку з навчанням зберігається середній заробіток (ст. 217 КЗпП). Підстава — довідка-виклик.

Чи можна піти у відпустку, не відпрацювавши 6 місяців? Повну щорічну відпустку до відпрацювання півроку надають за згодою роботодавця. Окремим пільговим категоріям її зобов’язані надати й раніше.

Матеріал має інформаційний характер. Для складних ситуацій варто звіритися з чинними редакціями КЗпП і Закону України «Про відпустки», а за потреби – проконсультуватися з кадровиком чи юристом.

Сообщение Як написати заяву на відпустку: правила, строки, порядок появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.

Актуально станом на липень 2026 року. Враховано дію воєнного стану, продовженого до 2 серпня 2026 року.

На цій сторінці зібрані готові зразки заяв на відпустку — щорічну, частину відпустки, перенесення, навчальну та без збереження зарплати. Кожен можна скопіювати, підставити свої дані й віддати у відділ кадрів.

Якщо ви хочете спершу розібратися, як правильно скласти заяву, за скільки днів її подавати і скільки днів відпустки належить у 2026 році, — про це докладно на сторінці Як написати заяву на відпустку.

Зразок заяви на щорічну основну відпустку

Це базовий випадок — з нього й почнемо.

Директору ТОВ «Крот» Лозинському А. Г.

водія Петренка Леоніда Жоржовича

ЗАЯВА

Прошу надати мені щорічну основну оплачувану відпустку на 24 календарні дні з 11 січня 2026 року.

04.01.2026   (підпис)   Л. Ж. Петренко

Берете не весь строк? Тоді вкажіть кількість днів і дату початку — цього досить. Кінцеву дату можна дописати для підстраховки, але закон цього не вимагає.

Завантажити зразок заяви на щорічну відпустку (Word)

Зразок заяви з виплатою матеріальної допомоги на оздоровлення

Учителям, лікарям, держслужбовцям разом із відпусткою належить матеріальна допомога на оздоровлення. Окрему заяву писати не треба — допомогу просять у тому самому тексті, одним рядком після прохання про відпустку.

Директору Ліцею № 5 Коваленко О. П.

вчителя історії Марченко Оксани Іванівни

ЗАЯВА

Прошу надати мені щорічну основну оплачувану відпустку на 24 календарні дні з 15 червня 2026 року та виплатити матеріальну допомогу на оздоровлення відповідно до чинного законодавства.

29.05.2026   (підпис)   О. І. Марченко

Завантажити з матеріальною допомогою на оздоровлення (Word)

Зразок заяви на частину відпустки

Щорічну відпустку можна ділити на частини. Одна умова: хоча б один шматок — не менше 14 днів поспіль.

Директору ТОВ «Крот» Лозинському А. Г.

водія Петренка Леоніда Жоржовича

ЗАЯВА

Прошу надати мені частину щорічної основної оплачуваної відпустки на 5 календарних днів з 3 лютого 2026 року.

20.01.2026   (підпис)   Л. Ж. Петренко

Завантажити на частину щорічної у (Word)

Зразок заяви на перенесення відпустки

Плани змінилися вже після затвердження графіка? Тоді пишуть заяву на перенесення й обов’язково називають нову дату.

Директору ТОВ «Крот» Лозинському А. Г.

прибиральника Петренка Леоніда Жоржовича

ЗАЯВА

Прошу перенести початок моєї щорічної основної оплачуваної відпустки з 10 березня 2026 року на 7 квітня 2026 року у зв’язку із сімейними обставинами.

24.02.2026   (підпис)   Л. Ж. Петренко

Завантажити на перенесення щорічної у (Word)

Зразок заяви на навчальну відпустку

Навчальна відпустка на час сесії — обов’язок роботодавця, а не його добра воля. Підстава — довідка-виклик із закладу освіти.

Директору ТОВ «Крот» Лозинському А. Г.

касира Петренка Леоніда Жоржовича

ЗАЯВА

Прошу надати мені додаткову оплачувану відпустку у зв’язку з навчанням на 20 календарних днів з 2 березня 2026 року для складання екзаменаційної сесії.

Додаток: довідка-виклик Київського національного університету від 20.02.2026 № 123.

21.02.2026   (підпис)   Л. Ж. Петренко

Завантажити на навчальну відпустку (Word)

Зразок заяви на відпустку без збереження зарплати

Тут причину краще назвати одразу: без поважної підстави роботодавець давати таку відпустку не зобов’язаний.

Директору ТОВ «Плюс» Лозинському А. В.

менеджера Іванової Ірини Юріївни

ЗАЯВА

Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати на 5 календарних днів з 12 січня 2026 року у зв’язку із сімейними обставинами.

06.01.2026   (підпис)   І. Ю. Іванова

Завантажити без збереження зарплати (за свій рахунок), Word

Після того як керівник погодить заяву, кадрова служба готує наказ про відпустку. Готові приклади дивіться у статті «Зразок наказу на відпустку».

Сообщение Зразок заяви на щорічну відпустку: готові приклади під усі ситуації появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.

Єдиних державних вимог до оформлення всіх шкільних і студентських рефератів в Україні немає. Конкретні правила може встановлювати викладач, кафедра або заклад освіти у власних методичних рекомендаціях.

Тому насамперед потрібно перевірити завдання викладача. Якщо окремих вимог немає, можна використовувати поширений варіант оформлення: аркуш А4, шрифт Times New Roman 14, міжрядковий інтервал 1,5, абзацний відступ 1,25 см і вирівнювання тексту по ширині.

Заклади вищої освіти мають право самостійно організовувати освітній процес і встановлювати вимоги до виконання навчальних робіт. Саме тому параметри реферату в різних університетах, коледжах і школах можуть відрізнятися.

Основні вимоги до оформлення реферату

Якщо викладач не надав окремої методички, можна використовувати такі параметри:

Times New Roman 14, інтервал 1,5 та поля приблизно 20–30 мм регулярно використовуються в методичних рекомендаціях українських закладів освіти. Однак розміри полів, обсяг роботи та розташування номерів сторінок можуть відрізнятися.

Якою мовою пишеться реферат

Зазвичай реферат у закладі освіти виконується українською мовою. Відповідно до статті 7 Закону України «Про освіту» мовою освітнього процесу є державна мова. Водночас завдання, освітня програма або правила закладу можуть передбачати використання англійської чи іншої мови.

Якщо викладач не зазначив мову окремо, роботу доцільно виконувати українською.

Що таке реферат

Реферат — це письмова навчальна робота, у якій автор стисло й послідовно розкриває певну тему на підставі опрацьованих джерел.

Реферат не повинен складатися з механічно скопійованих уривків. Завдання автора полягає в тому, щоб:

• знайти надійні джерела;
• відібрати інформацію, яка стосується теми;
• логічно структурувати матеріал;
• порівняти різні підходи або погляди;
• сформулювати висновки;
• правильно зазначити використані джерела.

Не потрібно називати звичайний самостійно написаний реферат авторефератом. Автореферат є окремим видом документа і традиційно пов’язаний зі стислим викладом змісту дисертації або іншої великої наукової роботи.

Структура реферату

Звичайний навчальний реферат може складатися з таких частин:

1. Титульна сторінка.
2. Зміст.
3. Вступ.
4. Основна частина.
5. Висновки.
6. Список використаних джерел.
7. Додатки, якщо вони потрібні.

Така структура використовується в багатьох методичних рекомендаціях українських закладів освіти. Водночас викладач може дозволити простіший план для невеликої шкільної роботи або встановити додаткові розділи.

Як оформити титульну сторінку реферату

Титульна сторінка рефертару є першою сторінкою роботи. На ній зазвичай зазначають:

• повну назву закладу освіти;
• назву факультету;
• назву кафедри;
• вид роботи — «Реферат»;
• назву навчальної дисципліни, якщо це вимагається;
• тему реферату;
• прізвище, ім’я та по батькові студента;
• курс і групу;
• дані викладача;
• населений пункт;
• рік виконання роботи.

Назву Міністерства освіти і науки України та зображення Державного Герба на універсальному зразку зазначати не потрібно. Їх додають лише тоді, коли це прямо передбачено офіційним шаблоном конкретного закладу освіти.

У нижній частині титульної сторінки вказують місто та рік. Поштову адресу університету або школи писати не потрібно.

Чи нумерується титульна сторінка

Титульна сторінка враховується в загальній нумерації, але цифру «1» на ній зазвичай не ставлять. Номер відображається на наступній сторінці.

У різних закладах номер сторінки може розташовуватися:

• унизу посередині;
• унизу праворуч;
• у правому верхньому куті.

Якщо викладач не визначив розташування номера, можна поставити його унизу посередині. В офіційних методичних рекомендаціях також поширене правило, за яким титульна сторінка входить до нумерації, але номер на ній не показують.

Як оформити зміст реферату

Зміст розміщують після титульної сторінки. У ньому зазначають назви всіх основних частин роботи та сторінки, з яких вони починаються.

Приклад:

ЗМІСТ

Вступ ………………………………………………………. 3
Розділ 1. Поняття та історія розвитку теми ………… 4
Розділ 2. Сучасний стан питання …………………… 8
Розділ 3. Основні проблеми та перспективи …………. 12
Висновки ………………………………………… 16
Список використаних джерел ……………………….. 17

Назви розділів у змісті повинні повністю збігатися із заголовками в тексті.

Не потрібно вручну ставити велику кількість крапок за допомогою клавіші пробілу. У Microsoft Word краще створити автоматичний зміст за допомогою стилів «Заголовок 1» і «Заголовок 2». Після редагування роботи номери сторінок в автоматичному змісті можна оновити.

Що писати у вступі

У вступі потрібно коротко пояснити, про що буде реферат і чому обрана тема заслуговує на увагу.

Вступ може містити:

• актуальність теми;
• мету роботи;
• основні завдання;
• коротку характеристику використаних джерел;
• структуру реферату.

Для звичайного навчального реферату не завжди потрібно окремо формулювати об’єкт, предмет і методи дослідження. Ці елементи варто додавати, якщо цього вимагає викладач або методичні рекомендації.

Орієнтовний обсяг вступу — від половини до півтори сторінки. Він залежить від загального обсягу роботи.

Приклад початку вступу:

Актуальність теми зумовлена тим, що штучний інтелект дедалі активніше використовується в освіті, медицині, державному управлінні та повсякденному житті. Метою реферату є визначення основних можливостей, ризиків і перспектив застосування технологій штучного інтелекту.

Не потрібно штучно збільшувати вступ загальними фразами, які не розкривають тему.

Як оформити основну частину

Основна частина розкриває тему реферату. Її поділяють на логічні розділи, а за потреби — на підрозділи.

Кожен розділ повинен:

• стосуватися теми роботи;
• розкривати окреме питання;
• логічно продовжувати попередній матеріал;
• містити посилання на використані джерела;
• завершуватися коротким узагальненням.

Не потрібно робити окремий заголовок «Основна частина». Після вступу зазвичай одразу розміщують перший тематичний розділ.

Наприклад:

РОЗДІЛ 1. ПОНЯТТЯ ШТУЧНОГО ІНТЕЛЕКТУ

1.1. Історія виникнення та розвитку

1.2. Основні напрями застосування

Матеріал потрібно викладати послідовно. Не варто кілька разів повторювати однакові визначення або вставляти великі фрагменти з різних сайтів без пояснення зв’язку між ними.

Як оформити заголовки

Заголовки повинні бути короткими, зрозумілими та відповідати змісту розділу.

Рекомендовані правила:

• основні структурні частини можна друкувати великими літерами;
• заголовки розміщують без крапки в кінці;
• заголовок не підкреслюють;
• заголовки одного рівня оформлюють однаково;
• між заголовком і текстом залишають однаковий інтервал;
• розділи та підрозділи нумерують послідовно.

Довгий заголовок може займати два рядки. Загальної заборони на перенесення заголовка немає. Головне, щоб він залишався читабельним і не розривався в нелогічному місці.

Не слід залишати заголовок останнім рядком сторінки, якщо текст відповідного розділу починається вже на наступній сторінці.

Що писати у висновках

У висновках потрібно підсумувати результати роботи та дати відповідь на завдання, визначені у вступі.

Висновки не повинні бути простим повторенням вступу або окремих речень з основної частини.

У них можна зазначити:

• що було встановлено під час опрацювання теми;
• які підходи або погляди були розглянуті;
• які проблеми виявлено;
• які тенденції або перспективи можна визначити;
• до якого загального висновку дійшов автор.

Не потрібно додавати у висновки нові факти, яких немає в основній частині.

Орієнтовний обсяг висновків — від половини до однієї сторінки. Для великого реферату вони можуть бути довшими.

Як оформити список використаних джерел

До списку потрібно включати лише ті джерела, які фактично використовувалися під час написання реферату.

Це можуть бути:

• закони та інші нормативні акти;
• підручники;
• навчальні посібники;
• монографії;
• наукові статті;
• офіційні сайти;
• звіти організацій;
• електронні видання.

Для всієї роботи потрібно використовувати один спосіб оформлення джерел.

Якщо заклад освіти не встановив інші правила, бібліографічні посилання можна складати відповідно до ДСТУ 8302:2015 «Інформація та документація. Бібліографічне посилання. Загальні положення та правила складання». Цей стандарт регулює саме бібліографічні посилання, а не шрифт, поля чи загальну структуру реферату.

Приклад оформлення книги:

Петренко І. В. Сучасні освітні технології. Київ: Освіта, 2024. 240 с.

Приклад оформлення статті:

Коваленко О. М. Використання штучного інтелекту в навчанні. Освітній простір. 2025. № 2. С. 35–42.

Приклад оформлення матеріалу із сайту:

Назва матеріалу. Назва сайту. URL: посилання на сторінку. Дата звернення: 20.07.2026.

Для законодавства бажано використовувати офіційний сайт Верховної Ради України, а для інформації про державні органи — їхні офіційні сайти.

Як використовувати цитати

Текст, дослівно взятий із джерела, потрібно брати в лапки та супроводжувати посиланням.

Не можна:

• копіювати чужі абзаци без зазначення джерела;
• замінювати кілька слів у скопійованому тексті та видавати його за власний;
• додавати до списку джерела, які фактично не використовувалися;
• посилатися лише на випадкові сайти з готовими рефератами;
• використовувати неперевірені факти та вигадану статистику.

Основу роботи краще будувати на підручниках, наукових публікаціях, офіційних документах і матеріалах авторитетних установ.

Чи можна використовувати штучний інтелект

Можливість використання систем штучного інтелекту залежить від правил закладу освіти та вимог викладача.

Штучний інтелект можна використовувати як допоміжний інструмент для:

• пошуку ідей для структури;
• пояснення складних понять;
• перевірки логіки викладу;
• пошуку мовних помилок;
• створення переліку питань для подальшого дослідження.

Водночас відповідальність за достовірність тексту несе автор роботи. Усі факти, дати, цитати, назви законів і джерела потрібно перевіряти самостійно.

Не варто подавати автоматично створений текст без перевірки, оскільки він може містити вигадані факти, неіснуючі джерела або неправильні посилання.

Як налаштувати реферат у Microsoft Word

1. Встановіть формат сторінки

Відкрийте вкладку «Макет» або «Розмітка сторінки», виберіть:

• розмір — А4;
• орієнтація — книжкова;
• поля — настроювані поля.

Встановіть:

• ліве — 3 см;
• праве — 1 см;
• верхнє — 2 см;
• нижнє — 2 см.

2. Налаштуйте текст

Виділіть основний текст і встановіть:

• Times New Roman;
• 14 пунктів;
• колір — чорний;
• вирівнювання — по ширині;
• міжрядковий інтервал — 1,5;
• відступ першого рядка — 1,25 см;
• інтервали перед і після абзацу — 0 пунктів, якщо методичка не вимагає іншого.

Не створюйте абзац за допомогою кількох пробілів. Використовуйте налаштування абзацу або клавішу Tab лише тоді, коли це відповідає параметрам документа.

3. Додайте нумерацію

Відкрийте:

«Вставлення» → «Номер сторінки».

Після цього активуйте параметр «Особливий колонтитул для першої сторінки», щоб номер не відображався на титульному аркуші.

4. Створіть автоматичний зміст

Застосуйте до назв розділів стилі:

• «Заголовок 1»;
• «Заголовок 2».

Потім відкрийте:

«Посилання» → «Зміст» → «Автоматичний зміст».

Це дозволить автоматично оновлювати назви розділів і номери сторінок.

Які частини починати з нової сторінки

У поширеному варіанті з нової сторінки починають:

• зміст;
• вступ;
• кожен основний розділ;
• висновки;
• список використаних джерел;
• додатки.

Підрозділи не обов’язково починати з нової сторінки. Якщо на сторінці достатньо місця для заголовка та кількох рядків тексту, підрозділ можна продовжувати на цій самій сторінці.

Для переходу на нову сторінку використовуйте функцію «Розрив сторінки», а не багаторазове натискання клавіші Enter.

Типові помилки під час оформлення реферату

Перед здаванням роботи перевірте, чи немає таких помилок:

1. Використання різних шрифтів і розмірів тексту.
2. Відсутність абзацних відступів.
3. Створення відступів за допомогою пробілів.
4. Неправильні або різні поля на сторінках.
5. Номер на титульній сторінці.
6. Розбіжності між змістом і назвами розділів.
7. Відсутність посилань на використані джерела.
8. Наявність джерел у списку, які не використовувалися в тексті.
9. Копіювання великих фрагментів з інтернету.
10. Неперевірені факти, дати або статистика.
11. Крапки після заголовків.
12. Порожня половина сторінки через використання клавіші Enter замість розриву сторінки.
13. Розміщення мети та завдань на титульній сторінці замість вступу.
14. Зазначення поштової адреси університету замість міста.
15. Використання застарілих або неофіційних джерел.

Чекліст перед здаванням реферату

Перевірте роботу за коротким списком:

• тема відповідає завданню;
• назву закладу та кафедри написано правильно;
• титульна сторінка оформлена за зразком;
• номер на титульній сторінці не відображається;
• зміст відповідає тексту;
• вступ містить мету і завдання;
• основна частина розкриває тему;
• висновки відповідають поставленим завданням;
• усі цитати мають посилання;
• список містить лише використані джерела;
• шрифт і відступи однакові в усьому документі;
• текст перевірено на орфографічні та пунктуаційні помилки;
• файл відкривається і правильно відображається перед друком.

Поширені запитання

Чи обов’язково використовувати Times New Roman 14?

Ні, це не загальна вимога закону. Times New Roman 14 є найбільш поширеним варіантом у методичних рекомендаціях. Якщо викладач вимагає інший шрифт або розмір, потрібно виконувати його вимоги.

Скільки сторінок має бути в рефераті?

Універсального обсягу немає. Найчастіше навчальний реферат займає від 10 до 20 сторінок, але конкретний обсяг визначає викладач.

Чи потрібен зміст у короткому рефераті?

Для роботи обсягом кілька сторінок викладач може дозволити простий план без окремої сторінки змісту. Для більшого реферату зміст бажаний.

Чи ставиться номер на титульній сторінці?

Титульна сторінка враховується як перша, але номер на ній зазвичай не відображається.

Чи потрібно писати Міністерство освіти і науки України?

Лише якщо це передбачено шаблоном або методичними рекомендаціями конкретного закладу. Для універсального зразка достатньо назви закладу освіти, факультету та кафедри.

Чи потрібні додатки?

Додатки не є обов’язковими. Їх додають, якщо потрібно розмістити великі таблиці, схеми, анкети, ілюстрації, документи або інші допоміжні матеріали.

Сообщение Вимоги до оформлення реферату появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.

Журнал або протокол судового засідання є процесуальним документом, у якому фіксуються основні відомості про проведення судового засідання та процесуальні дії, вчинені під час розгляду справи.

Водночас назва документа залежить від виду судочинства:

• у кримінальному провадженні ведеться журнал судового засідання;
• у цивільному, адміністративному та господарському судочинстві ведеться протокол судового засідання.

Журнал або протокол не є дослівною стенограмою виступів учасників справи. Повний перебіг судового засідання фіксується за допомогою технічних засобів звукозапису, а у відповідному процесуальному документі зазначаються основні відомості про засідання та послідовність процесуальних дій.

Журнал судового засідання у кримінальному провадженні

Відповідно до статті 108 Кримінального процесуального кодексу України під час судового засідання у кримінальному провадженні ведеться журнал судового засідання.

У ньому зазначаються:

• найменування та склад суду або дані слідчого судді;
• реквізити кримінального провадження;
• відомості про учасників судового провадження;
• дата і час початку та закінчення судового засідання;
• час, номер і найменування кожної процесуальної дії;
• речі, документи, протоколи слідчих або розшукових дій та додатки, передані суду;
• ухвали, постановлені судом або слідчим суддею без виходу до нарадчої кімнати;
• інші відомості, передбачені кримінальним процесуальним законодавством.

Журнал веде та підписує секретар судового засідання. Він не замінює технічний запис засідання, а використовується разом із ним для фіксування перебігу судового розгляду.

Протокол судового засідання у цивільній справі

У цивільному судочинстві складається не журнал, а протокол судового засідання. Порядок його ведення визначений статтею 248 Цивільного процесуального кодексу України.

Протокол містить, зокрема:

• рік, місяць, число і місце проведення засідання;
• найменування суду;
• прізвища та ініціали судді й секретаря;
• номер справи;
• відомості про учасників справи;
• порядковий номер процесуальної дії;
• найменування процесуальної дії;
• час її вчинення;
• ухвали суду, постановлені без виходу до нарадчої кімнати;
• інші відомості, передбачені ЦПК України.

Під час повного технічного фіксування засідання або проведення відеоконференції протокол може створюватися засобами Єдиної судової інформаційно-комунікаційної системи. Після оформлення він підписується електронним підписом секретаря та приєднується до матеріалів справи.

Протокол судового засідання в адміністративній справі

В адміністративному судочинстві також ведеться протокол судового засідання. Вимоги до нього встановлені статтею 230 Кодексу адміністративного судочинства України.

У протоколі зазначаються дані про суд, адміністративну справу та її учасників, дата і час засідання, послідовність процесуальних дій, ухвали суду та інші передбачені законом відомості.

Протокол ведеться секретарем судового засідання. Під час повного технічного фіксування або проведення відеоконференції він може створюватися автоматично засобами судової інформаційно-комунікаційної системи.

Протокол судового засідання у господарській справі

У господарському судочинстві перебіг засідання оформлюється протоколом судового засідання відповідно до статті 223 Господарського процесуального кодексу України.

У протоколі фіксуються:

• дата і місце засідання;
• найменування суду та склад суду;
• номер справи;
• відомості про учасників;
• послідовність і час вчинення процесуальних дій;
• ухвали суду, постановлені без виходу до нарадчої кімнати;
• інші передбачені законом відомості.

Технічний запис засідання та протокол після завершення судового засідання долучаються до матеріалів господарської справи.

Хто веде журнал або протокол судового засідання

Журнал судового засідання у кримінальному провадженні веде і підписує секретар судового засідання.

У цивільному, адміністративному та господарському процесах секретар забезпечує ведення протоколу судового засідання. Якщо застосовується повне технічне фіксування або відеоконференція, протокол може створюватися автоматично засобами Єдиної судової інформаційно-комунікаційної системи, після чого підписується електронним підписом секретаря та приєднується до справи.

Тому формулювання про те, що документ може вести будь-яка інша особа, призначена судом, без посилання на спеціальну норму законодавства використовувати не варто.

Хто має право ознайомитися з журналом або протоколом

Учасники цивільної, адміністративної та господарської справи мають право ознайомитися з технічним записом і протоколом судового засідання.

Якщо учасник виявив неповноту або неправильність запису, він може подати письмові зауваження. За загальним правилом такі зауваження подаються протягом п’яти днів із дня проголошення судового рішення. Пропущений строк може бути поновлений судом за наявності поважних причин.

У кримінальному провадженні учасники судового провадження мають право ознайомлюватися з матеріалами провадження в суді, до яких приєднується журнал судового засідання. Крім того, учасники мають право отримати копію технічного запису судового засідання.

Для ознайомлення зазвичай подається заява до суду, у якій зазначаються:

• найменування суду;
• номер справи або кримінального провадження;
• дані заявника та його процесуальний статус;
• прохання надати можливість ознайомитися з матеріалами, журналом, протоколом або технічним записом;
• дата і підпис заявника.

Учасник справи не зобов’язаний окремо доводити, навіщо йому потрібне ознайомлення, оскільки таке право передбачене процесуальним законодавством. Особи, які не є учасниками провадження, не мають автоматичного права отримувати матеріали конкретної судової справи.

Зразки журналів судового засідання

Зразок журналу судових засідань у кримінальному судочинстві

Зразок журналу судових засідань у цивільному судочинстві

Зразок журналу судових засідань у адміністративному судочинстві

Зразок журналу судових засідань у господарському судочинстві

Сообщение Журнал і протокол судового засідання: у чому різниця появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.

Довіреність на отримання товару оформлюють, коли продукцію, матеріали, обладнання або інші цінності від імені підприємства чи фізичної особи-підприємця отримує представник. Документ підтверджує його повноваження перед постачальником і визначає, які саме дії він має право виконувати.

Нижче наведено готові зразки довіреності від юридичної особи та ФОП. Текст можна адаптувати під конкретний договір, рахунок, замовлення або видаткову накладну.

[Завантажити довіреність на отримання товару у форматі Word]

[Завантажити порожній бланк довіреності]

Що таке довіреність на отримання товару

Довіреність є письмовим документом, який одна особа видає іншій для представництва перед третіми особами. Таке визначення міститься у статті 244 Цивільного кодексу України.

Від імені юридичної особи довіреність видає її орган або інша особа, уповноважена на це установчими документами. Для товариства це зазвичай директор, якщо статутом або іншими документами не встановлено інше.

Основні правила щодо форми, видачі та строку довіреності передбачені статтями 244–247 Цивільного кодексу України.

Довіреність може надавати представнику право:

• отримувати товари, матеріали, обладнання та інші цінності;
• підписувати видаткові накладні;
• підписувати товарно-транспортні накладні;
• підписувати акти приймання-передачі;
• перевіряти кількість, комплектність і зовнішній стан товару;
• отримувати сертифікати, гарантійні документи та іншу документацію;
• брати участь у складанні актів про нестачу або пошкодження товару.

До документа не варто включати повноваження, які не пов’язані безпосередньо з отриманням товару. Наприклад, право змінювати умови договору, погоджувати іншу ціну, здійснювати розрахунки або розпоряджатися майном потрібно зазначати тільки тоді, коли представник справді має виконувати такі дії.

Зразок довіреності на отримання товару від юридичної особи

ДОВІРЕНІСТЬ

Товариство з обмеженою відповідальністю «_________________», код ЄДРПОУ _________________, місцезнаходження: _________________, в особі директора _________________, який діє на підставі Статуту, цією довіреністю уповноважує: _________________

прізвище, власне ім’я та по батькові представника

документ, що посвідчує особу: _________________
реквізити документа: _________________

представляти інтереси ТОВ «________________» перед: _________________

найменування постачальника

з питань отримання товарів, матеріалів, обладнання та інших товарно-матеріальних цінностей за договором № _____ від «» _________________20 року, рахунком № _____ від «» _________________20 року, замовленнями та видатковими документами постачальника.

Для виконання цієї довіреності представнику надається право:

1. Отримувати товари, матеріали, обладнання та інші товарно-матеріальні цінності, що передаються ТОВ «_________________» відповідно до договору та документів постачальника.
2. Перевіряти найменування, кількість, комплектність і зовнішній стан товару.
3. Підписувати видаткові накладні, товарно-транспортні накладні, акти приймання-передачі та інші документи, безпосередньо пов’язані з отриманням товару.
4. Отримувати сертифікати, інструкції, гарантійні документи та іншу супровідну документацію.
5. У разі виявлення нестачі, пошкодження або невідповідності товару брати участь у складанні відповідних актів і зазначати зауваження у документах постачальника.

Довіреність видана без права передоручення.

Довіреність чинна до «_» _________________20 року включно.

Зразок довіреності на отримання товару від ФОП

ДОВІРЕНІСТЬ

Я, фізична особа-підприємець _________________, реєстраційний номер облікової картки платника податків _________________, адреса для листування: _________________, цією довіреністю уповноважую:

прізвище, власне ім’я та по батькові представника

документ, що посвідчує особу: _________________
реквізити документа: _________________

представляти мої інтереси перед: _________________

найменування постачальника

з питань отримання товарів, матеріалів та інших цінностей за договором № _____ від «_» ____________ 20 року, рахунками, замовленнями та видатковими документами постачальника.

Представнику надається право:

1. Отримувати товари, матеріали та інші цінності, призначені для фізичної особи-підприємця ________________________________.
2. Перевіряти найменування, кількість, комплектність і зовнішній стан товару.
3. Підписувати видаткові накладні, товарно-транспортні накладні, акти приймання-передачі та інші документи, пов’язані з отриманням товару.
4. Отримувати сертифікати, гарантійні документи та іншу супровідну документацію.
5. Брати участь у складанні актів про нестачу, пошкодження або невідповідність товару.

Довіреність видана без права передоручення.

Довіреність чинна до «_» ____________ 20 року включно.

Які відомості зазначають у довіреності

Закон не встановлює окремого універсального переліку реквізитів саме для довіреності на отримання товару. Однак документ повинен дозволяти постачальнику визначити довірителя, представника, обсяг його повноважень та строк їх дії.

У довіреності доцільно зазначити:

1. Назву документа. Зазвичай використовують назву «Довіреність».
2. Дату вчинення довіреності. Це обов’язкова умова. Відповідно до частини третьої статті 247 Цивільного кодексу України довіреність, у якій не зазначена дата її вчинення, є нікчемною.
3. Відомості про довірителя. Для юридичної особи зазначають найменування, код ЄДРПОУ та особу, яка підписує документ. Для ФОП зазначають ПІБ та реєстраційний номер облікової картки платника податків.
4. Відомості про представника. Насамперед потрібно зазначити його ПІБ. Реквізити паспорта або іншого документа доцільно включити, щоб постачальник міг ідентифікувати особу. РНОКПП представника можна зазначити за потреби, але для звичайної довіреності на отримання товару це не є окремо встановленим законом обов’язковим реквізитом.
5. Найменування постачальника. Це особливо важливо для разової довіреності, виданої для отримання товару у конкретної компанії.
6. Підставу отримання товару. Можна зазначити номер договору, рахунку, замовлення, специфікації або іншого документа.
7. Товар або категорію цінностей. Для разового отримання краще зазначити конкретне найменування товару. Для регулярних поставок можна зробити посилання на договір, специфікації, замовлення та видаткові документи.
8. Повноваження представника. Необхідно прямо зазначити, чи може він підписувати накладні, акти та інші документи.
9. Строк дії. Він не є безумовно обов’язковим реквізитом. Якщо строк не встановлений, довіреність зберігає чинність до припинення її дії. Проте для отримання товару краще встановлювати конкретну кінцеву дату.
10. Підпис довірителя або уповноваженої особи. Довіреність юридичної особи підписує її орган або інша особа, уповноважена установчими документами.

Місце складання документа можна зазначити для зручності, але Цивільний кодекс не встановлює його як обов’язковий реквізит звичайної довіреності на отримання товару.

Чи обов’язково використовувати довіреність за формою М-2

Форма М-2 раніше використовувалася як типовий бланк довіреності на отримання цінностей. Її застосування регулювалося Інструкцією, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 16 травня 1996 року № 99.

Наказом Міністерства фінансів України від 30 вересня 2014 року № 987 Інструкцію № 99 визнано такою, що втратила чинність. Наказ № 987 набрав чинності 1 січня 2015 року.

Тому форма М-2 більше не є обов’язковою. Підприємство або ФОП може використовувати власний бланк довіреності, а стару форму М-2 застосовувати добровільно як внутрішній шаблон.

Офіційне підтвердження міститься в наказі Міністерства фінансів України від 30.09.2014 № 987.

Використання власного бланка не означає, що документ можна оформити без достатньої інформації. З нього повинно бути зрозуміло:

• хто видав довіреність;
• кому надані повноваження;
• перед яким постачальником діє представник;
• які цінності він має право отримати;
• які документи може підписувати;
• протягом якого періоду діють його повноваження.

Чим можна підтвердити повноваження на отримання товару

Довіреність є найбільш поширеним, але не єдиним документом, яким можуть підтверджуватися повноваження особи на отримання цінностей.

Пункт 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку передбачає, що повноваження особи, яка в інтересах юридичної особи або ФОП отримує основні засоби, запаси та інші товарно-матеріальні цінності, можуть підтверджуватися:

• письмовим договором;
• довіреністю;
• актом органу юридичної особи;
• іншим документом, передбаченим законодавством.

Це передбачено Положенням, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88.

На практиці довіреність залишається зручним варіантом, оскільки в одному документі можна визначити представника, постачальника, перелік повноважень і строк їх дії.

Чи потрібне нотаріальне посвідчення

Звичайна довіреність на отримання товару та підписання видаткових документів, як правило, не потребує нотаріального посвідчення.

Стаття 245 Цивільного кодексу України встановлює, що форма довіреності повинна відповідати формі, в якій за законом має вчинятися відповідний правочин.

Якщо представник лише отримує товар і підписує звичайні письмові документи, достатньо довіреності у простій письмовій формі. Це правило стосується як юридичних осіб, так і ФОП.

Нотаріальне посвідчення може знадобитися, якщо представнику надають право вчинити правочин, для якого законом передбачена нотаріальна форма, або якщо довіреність видається у порядку передоручення у випадках, передбачених законом.

Чи потрібна печатка

Печатка не є загальнообов’язковим реквізитом довіреності на отримання товару.

Водночас частина друга статті 207 Цивільного кодексу України дозволяє сторонам письмово домовитися про обов’язкове скріплення правочинів печаткою. Тому перед оформленням довіреності варто перевірити умови договору з постачальником.

Якщо договір не встановлює вимогу про печатку, її відсутність сама по собі не робить довіреність недійсною.

Чи може товар отримувати особа, яка не є працівником

Представником може бути не лише працівник підприємства або ФОП.

Цивільний кодекс визначає довіреність як документ, який одна особа видає іншій для представництва перед третіми особами. Загальної вимоги про наявність трудових відносин між довірителем і представником закон не встановлює.

Якщо товар отримуватиме стороння особа, у довіреності варто:

• точно зазначити її ПІБ;
• вказати реквізити документа, що посвідчує особу;
• визначити конкретного постачальника;
• зазначити договір, рахунок або замовлення;
• чітко перелічити повноваження;
• установити обмежений строк дії;
• виключити передоручення, якщо воно не потрібне.

Чи замінює довіреність видаткову накладну

Довіреність підтверджує повноваження представника, але не підтверджує сам факт передачі товару.

Передачу товару фіксують у відповідному первинному документі. Залежно від характеру операції це може бути видаткова накладна, акт приймання-передачі, товарно-транспортна накладна або інший документ.

Стаття 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» встановлює вимоги до первинних документів, які є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій.

Отже:

• довіреність підтверджує право особи діяти від імені покупця;
• накладна або акт підтверджує фактичну передачу товару.

Які документи повинен мати представник

Під час отримання товару представнику можуть знадобитися:

• довіреність у формі, погодженій із постачальником;
• паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• номер договору, рахунку або замовлення;
• інформація про товар;
• документи на транспортний засіб, якщо здійснюється перевезення вантажу.

Закон не встановлює єдиного правила, за яким постачальник завжди повинен забирати оригінал довіреності. Порядок передання та зберігання документа доцільно визначити в договорі або погодити до отримання товару.

При паперовому документообігу постачальник може залишити у себе оригінал або копію довіреності. При електронному документообігу повноваження можуть підтверджуватися належним чином підписаним електронним документом, якщо такий спосіб погоджений сторонами.

Основні помилки під час оформлення довіреності

Не зазначена дата видачі

Це критична помилка. Довіреність без дати її вчинення є нікчемною.

Неправильно визначена особа, яка підписує довіреність

Від імені юридичної особи документ повинен підписати її орган або інша особа, уповноважена установчими документами.

Повноваження сформульовані надто загально

Фраза «представляти інтереси підприємства з усіх питань» не дає чіткої відповіді, чи може представник отримати товар і підписати накладну.

Краще прямо зазначити право:

• отримувати товар;
• перевіряти його кількість і комплектність;
• підписувати накладні та акти;
• отримувати супровідні документи.

Представнику надано зайві права

Право отримати товар не означає автоматичного права змінювати договір, погоджувати ціну, здійснювати розрахунки або розпоряджатися майном.

Не зазначено постачальника або підставу поставки

Для разової довіреності бажано зазначити конкретного постачальника, договір, рахунок або замовлення.

Стару форму М-2 подано як обов’язкову

Форма М-2 може використовуватися добровільно, але з 1 січня 2015 року вона не є обов’язковим державним бланком.

Як заповнити довіреність

1. Зазначте дату складання документа.
2. Вкажіть повне найменування юридичної особи або дані ФОП.
3. Перевірте, чи має особа, яка підписує документ, необхідні повноваження.
4. Зазначте ПІБ представника та дані для його ідентифікації.
5. Вкажіть найменування постачальника.
6. Зазначте договір, рахунок, замовлення або інший документ, на підставі якого видається товар.
7. Опишіть товар або зробіть посилання на документи, у яких визначено його перелік.
8. Чітко зазначте, які документи представник має право підписувати.
9. Установіть строк дії довіреності.
10. Визначте, чи дозволяється передоручення.
11. Підпишіть документ.

Перед видачею довіреності потрібно перевірити ПІБ представника, реквізити постачальника, номери документів і кінцеву дату дії повноважень.

Поширені запитання

На який строк можна видати довіреність на отримання товару?

Строк визначає довіритель. Закон не встановлює окремого максимального строку для звичайної довіреності на отримання товару.

Для разового отримання краще встановити короткий строк. Для регулярних поставок можна визначити триваліший період.

Якщо строк не зазначено, довіреність зберігає чинність до припинення її дії. Дату вчинення довіреності зазначати обов’язково.

Чи можна видати одну довіреність на декілька поставок?

Так. У документі можна передбачити отримання декількох партій товару протягом установленого строку.

Бажано зазначити постачальника, договір і категорії товарів. Сторони також можуть погодити у договорі окрему довіреність на кожне відвантаження.

Чи обов’язково перелічувати кожен товар?

Ні, окремої законодавчої вимоги перелічувати кожну позицію немає.

Для разової поставки конкретний перелік зменшує ризик спорів. Для регулярних поставок можна посилатися на договір, специфікації, рахунки, замовлення та накладні.

Чи може представник підписувати видаткову накладну?

Так, якщо відповідне повноваження передбачене довіреністю або іншим документом, який підтверджує його право діяти від імені покупця.

Чи потрібно вести журнал виданих довіреностей?

Загального обов’язку вести журнал за старою Інструкцією № 99 більше немає, оскільки вона втратила чинність.

Підприємство може самостійно встановити внутрішній порядок нумерації, видачі, обліку, повернення та скасування довіреностей.

Чи можна оформити електронну довіреність?

Так, письмова форма документа може бути реалізована в електронному вигляді за умови, що документ належним чином підписаний і дозволяє встановити особу підписанта.

Спосіб використання електронної довіреності та електронних первинних документів бажано погодити з постачальником заздалегідь.

Висновок

Довіреність на отримання товару підтверджує право представника отримувати продукцію, матеріали, обладнання та інші цінності від імені підприємства або ФОП.

Обов’язкова форма М-2 з 1 січня 2015 року не застосовується. Довіритель може використовувати власний бланк документа.

У довіреності потрібно обов’язково зазначити дату її вчинення та підпис довірителя або уповноваженої особи. Інші відомості мають дозволяти ідентифікувати представника, визначити постачальника, зміст повноважень і період їх дії.

Довіреність не замінює видаткову накладну або інший первинний документ. Вона лише підтверджує, що конкретна особа має право отримати товар і підписати документи від імені покупця.

Сообщение Довіреність на отримання товару та ТМЦ появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.

Пояснювальна записка на роботі потрібна, щоб працівник письмово виклав причини певної події, вчинку, бездіяльності або порушення трудової дисципліни. У ній слід зазначити конкретні обставини, дату події, її причини та, за наявності, підтвердні документи.

Нижче наведено правила складання пояснювальної записки, її структуру, заповнений приклад та універсальний шаблон.

Що таке пояснювальна записка

Пояснювальна записка є інформаційно-аналітичним документом, у якому пояснюють причини певної події, ситуації, вчинку або поведінки працівника. Таке визначення наведено у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів УНДІАСД. Збірник є методичним матеріалом і не встановлює окремих норм трудової відповідальності.

Пояснювальну записку можуть складати, зокрема, у разі:

• запізнення на роботу;
• відсутності протягом робочого дня або його частини;
• невиконання чи несвоєчасного виконання завдання;
• помилки в документах або розрахунках;
• порушення встановленого порядку роботи;
• пошкодження майна;
• невиконання розпорядження керівника;
• іншої ситуації, щодо якої роботодавцю необхідно отримати позицію працівника.

Пояснювальна записка не означає автоматичного визнання працівником своєї вини. У документі можна як визнати певний факт, так і пояснити, що подія сталася через обставини, які не залежали від працівника.

Коли роботодавець вимагає письмові пояснення

Відповідно до статті 149 Кодексу законів про працю України, до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмові пояснення.

КЗпП використовує формулювання «письмові пояснення», але не встановлює, що документ обов’язково повинен називатися саме пояснювальною запискою. На практиці пояснення найчастіше оформлюють у такому вигляді.

Отримавши документ, роботодавець оцінює:

• що саме сталося;
• чи було порушено трудові обов’язки;
• чи є вина працівника;
• з яких причин сталася подія;
• чи були обставини поважними;
• які докази підтверджують пояснення;
• чи є підстави для дисциплінарного стягнення.

За загальним правилом статті 147 КЗпП України, за порушення трудової дисципліни може бути застосовано догану або звільнення. Для окремих категорій працівників законодавством, статутами чи положеннями про дисципліну можуть передбачатися інші стягнення. Роботодавець також може не застосовувати стягнення, якщо для цього немає достатніх підстав.

Як правильно написати пояснювальну записку

Текст потрібно викладати стисло, послідовно та без зайвих емоцій. Головне завдання працівника полягає не в тому, щоб виправдовуватися або визнавати провину, а в тому, щоб точно описати фактичні обставини.

У пояснювальній записці бажано зазначити:

1. Яка саме подія сталася.
2. Коли і де вона сталася.
3. Які причини призвели до цієї ситуації.
4. Чи залежали ці обставини від працівника.
5. Якими були наслідки.
6. Чи було усунуто помилку або виконано завдання.
7. Які документи підтверджують викладене.

Наприклад, замість загальної фрази:

Я не виконав завдання через обставини, що склалися.

краще написати:

Звіт не було подано 5 травня 2026 року, оскільки необхідні дані від відділу логістики надійшли 6 травня 2026 року. Після отримання інформації звіт було завершено та подано 7 травня 2026 року.

Не потрібно використовувати образливі висловлювання, звинувачувати колег без доказів або описувати обставини, які не стосуються події.

Структура пояснювальної записки

Окремого обов’язкового бланка письмових пояснень КЗпП не встановлює. Вимоги до оформлення можуть бути передбачені інструкцією з діловодства, правилами внутрішнього трудового розпорядку або затвердженим шаблоном підприємства.

Зазвичай пояснювальна записка містить такі реквізити:

Адресат

У правій верхній частині документа зазначають посаду, власне ім’я та прізвище керівника або іншої уповноваженої особи.

Відомості про працівника

Нижче зазначають посаду, структурний підрозділ, власне ім’я та прізвище автора записки.

Назва документа

Посередині пишуть:

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Під назвою можна додати короткий заголовок, наприклад:

• Про причини запізнення на роботу
• Про затримку подання звіту
• Про помилку в документі
• Про причини відсутності на роботі

Для внутрішньої пояснювальної записки, складеної працівником у довільній формі, окремий заголовок не є обов’язковим.

Основний текст

Спочатку зазначають факт або подію, а потім пояснюють її причини. За потреби вказують наслідки, вжиті заходи та інформацію про додатки.

Дата і підпис

Працівник зазначає дату складення документа, ставить особистий підпис і вказує власне ім’я та прізвище.

Методичні рекомендації УНДІАСД передбачають можливість оформлення внутрішньої пояснювальної записки на аркуші формату А4 або А5 залежно від обсягу тексту. Внутрішню записку підписує її автор.

Документ можна написати від руки або надрукувати та підписати. Якщо на підприємстві запроваджено електронний документообіг, записку оформлюють відповідно до встановленого там порядку.

Зразок пояснювальної записки на роботі

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Про затримку подання звіту

Пояснюю, що звіт щодо постачання сировини за квітень 2026 року було подано 7 травня 2026 року замість установленого строку 5 травня 2026 року.

Затримка сталася через несвоєчасне отримання даних від відділу логістики. Запит щодо надання необхідної інформації було направлено 28 квітня 2026 року, а відповідь отримано 6 травня 2026 року. Без цих даних завершити підготовку звіту було неможливо.

Після отримання інформації звіт було завершено та подано наступного робочого дня.

Додаток: копія запиту від 28.04.2026 та відповіді відділу логістики від 06.05.2026 на 2 арк.

Універсальний шаблон пояснювальної записки

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Про ______________

Пояснюю, що ___ ______________20__ року ______________. ______________

Зазначена ситуація сталася у зв’язку з ______________.

На підтвердження викладених обставин додаю ______________.

Додаток: ______________.

Хто може вимагати пояснювальну записку

Письмові пояснення зажадає роботодавець або особа, яка має відповідні повноваження. Це може бути керівник підприємства, керівник структурного підрозділу, працівник кадрової служби або інша посадова особа, якщо такі повноваження передбачені її посадовими обов’язками, наказом чи локальними документами підприємства.

Звичайний працівник, який не має відповідних повноважень, не може вимагати від колеги офіційної пояснювальної записки від імені роботодавця.

Вимогу надати пояснення бажано оформлювати так, щоб можна було підтвердити її отримання працівником. КЗпП не встановлює єдиного загального строку в один або два дні для подання пояснювальної записки. Конкретний строк може бути визначений у вимозі роботодавця з урахуванням обставин справи.

Чи може працівник не надавати пояснення

Стаття 149 КЗпП покладає на роботодавця обов’язок зажадати письмові пояснення до застосування дисциплінарного стягнення. Водночас роботодавець не може фізично змусити працівника написати й підписати документ.

Якщо працівник відмовився надати пояснення, роботодавець може зафіксувати це актом і продовжити розгляд ситуації на підставі інших матеріалів. Міністерство праці у своєму роз’ясненні зазначало, що відмову від надання пояснень можна підтвердити актом, складеним і підписаним кількома особами. Сам лист має роз’яснювальний характер і не є нормативно-правовим актом.

Відмова від пояснення не означає автоматичного визнання вини. Водночас працівник втрачає можливість письмово викласти власну позицію, зазначити поважні причини та надати підтвердні документи.

Тому в більшості ситуацій практичніше подати коротке й фактичне пояснення, навіть якщо працівник не погоджується з оцінкою роботодавця.

У такому разі можна написати:

Із твердженням про порушення трудової дисципліни не погоджуюся з таких причин: …

Чим пояснювальна записка відрізняється від інших документів

Від заяви

Заява містить прохання або вимогу працівника. Наприклад, надати відпустку, змінити графік роботи або видати довідку.

Пояснювальна записка не обов’язково містить прохання. Її основне призначення полягає у викладенні причин і обставин певної події.

Від доповідної записки

Доповідна записка інформує керівництво про певну ситуацію, стан виконання роботи або виявлені факти. За потреби її автор може пропонувати рішення чи подальші дії.

Пояснювальна записка зосереджена на причинах події, вчинку або поведінки працівника. У методичних рекомендаціях УНДІАСД ці документи визначені як окремі види інформаційно-аналітичних документів.

Від службової записки

Службова записка використовується для оперативного обміну робочою інформацією між працівниками або структурними підрозділами. Вона може стосуватися організаційних, господарських, кадрових або виробничих питань.

Готові зразки для конкретних ситуацій

Для окремих випадків краще використовувати спеціально підготовлений зразок:

Пояснювальна записка про помилку в роботі підійде, якщо працівник допустив помилку в документі, розрахунках або під час виконання службового завдання.

Пояснювальна записка про відсутність на роботі містить приклад для пояснення відсутності протягом робочого дня або його частини.

Поширені помилки

Під час складання пояснювальної записки не варто:

• писати загальними фразами без дат і конкретних обставин;
• називати свою поведінку дисциплінарним проступком до оцінювання ситуації;
• автоматично визнавати вину, якщо працівник не погоджується з такою оцінкою;
• вигадувати причини або зазначати неправдиві відомості;
• перекладати відповідальність на інших без фактичного обґрунтування;
• використовувати образливі чи емоційні висловлювання;
• розкривати зайві особисті або медичні відомості;
• забувати про дату, підпис і додатки;
• використовувати одночасну назву «пояснювальна-доповідна записка».

Якщо працівник посилається на документ, листування, довідку або інший доказ, бажано додати його копію або точно зазначити реквізити.

Що потрібно пам’ятати

Пояснювальна записка є способом письмово зафіксувати позицію працівника. Вона не означає автоматичного визнання вини та не зобов’язує роботодавця застосовувати дисциплінарне стягнення.

У документі потрібно викладати факти, причини та підтвердні обставини. Чим конкретніше зазначені дата, подія, причини та докази, тим менше можливостей для неправильного тлумачення ситуації.

Інші матеріали про пояснювальні записки

• Зразок пояснювальної записки в школу
• Пояснювальна записка про помилку в роботі
• Пояснювальна записка про відсутність на роботі

Сообщение Як писати пояснювальну записку на роботі появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.

Інші матеріали про пояснювальні записки

• Зразок пояснювальної записки в школу
• Пояснювальна записка про помилку в роботі
• Як писати пояснювальну записку на роботі

Сообщение Пояснювальна записка про відсутність на роботі появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.