Ніхто не застрахований від помилок в роботі. Керівник, зіткнувшись з неправильним або неписьменним виконанням службових обов’язків співробітником, природно захоче отримати пояснення від працівника. Як правило, потрібне пояснення в письмовому вигляді. Працівникові слід написати пояснювальну записку, в якій слід пояснити причини виникнення помилки в роботі.
На перший погляд, пояснювальна записка здається чимось неістотним, але це не так. Це документ, який допоможе керівництву розібратися в тому, що трапилося і прийняти вірне рішення про необхідність дисциплінарного стягнення. Для того, щоб постаратися уникнути можливого покарання, працівникові слід подумати над вмістом пояснювальній записці, скласти її грамотно, коротко описати ситуацію і постаратися знайти об’єктивні причини допущеної помилки в роботі.
Нижче розглянемо, як правильно оформити такий документ.
Працівник повинен знати, що для того, щоб застосувати дисциплінарного стягнення, роботодавцю потрібно в обов’язковому порядку отримати від працівника письмове пояснення. Тому працівникові при виникненні помилки у виконанні трудових обов’язків слід заспокоїтися, без його пояснення роботодавець не має права карати співробітника. Слід озброїтися чистим аркушем паперу і ручкою і обдумати зміст документа. Можна оформити документ в електронному вигляді, після чого роздрукувати. Даний момент, як правило, не є принциповим.
Як правильно написати пояснювальну записку про прогул в роботі?
Текст складається у довільній формі, але сам документ повинен мати такі обов’язкові реквізити:
- адресат – ПІБ та посада керівника, назва організації, документ обов’язково повинен мати вказівку на те, для кого він призначений;
- назва документа і його заголовок;
- дата написання;
- підпис працівника;
- текст з описом події і поясненням того, що сталося.
Основну увагу слід приділити тексту. Необхідно коротко описати ситуацію – яка саме помилка в роботі допущено, які наслідки ця помилка викликала для діяльності організації.
Текст повинен бути лаконічним і коротким. Не слід перетворювати пояснювальну записку в твір, це все-таки важливий документ, призначений для керівника організації. Зайва інформація, емоції можуть викликати у керівництва зайві питання, тому варто писати стисло і по справі.
Після того, як дано опис помилки, допущеної працівником, слід написати причини цього. Потрібно постаратися вказати об’єктивну і поважну причину. Але якщо це не можливо, не варто звалювати провину на іншого, звинувачувати інших співробітників, керівництво це не схвалить. Краще постаратися послатися на обставини, що склалися – велика завантаженість на роботі, великий і безперервний потік клієнтів, механічна помилка через напружений дня, погане самопочуття чи інша причина.
Якщо співробітник визнає свою провину в допущенній помилці, обов’язково потрібно висловити своє каяття, запевнити керівництво, що подібної помилки надалі допущено не буде, переконати всіх, що будуть вжиті всі необхідні заходи щодо недопущення подібного.
Далі отриманий текст слід підписати і передати за місцем призначення.
Приклад пояснювальної записки про помилку в роботі
|
Директору ТОВ «Альфа» Пелепишену А.А. від бухгалтера Петрова А.П. |
Пояснювальна записка
про помилку в заповненні документів
04 січня 2022 року мною були невірно вказані ціни на продукцію в товарній накладній №432, вони були завищені на 10%. Покупець, побачивши завищені ціни, відмовився приймати товар, в зв’язку з чим він повернувся на склад ТОВ «Альфа».
Виникла помилка викликана підвищеною завантаженістю в день підготовки документа. 04 січня була відсутня через хворобу напарниця, в зв’язку з чим, довелося виконувати роботу за двох. Документи були підготовлені в кінці робочого дня, коли сильна втома викликала неуважність при виконанні роботи.
Помилку свою визнаю. Постараюся в майбутньому ставитися більш уважно до роботи і заповнення документів.
| 05.01.2022 | Петрова А.П. |
Схожі статті
- Зразок пояснювальної записки в школу
- Як написати пояснювальну записку на роботу – зразок написання
- Пояснювальна про відсутність на робочому місці зразок
Loading...