Як написати пояснювальну записку на роботу – зразок написання

Людям властиво робити помилки. Щоб максимально пом’якшити покарання начальства або зовсім його уникнути, автор повинен вміти правильно викладати свої думки в пояснювальному документі і приводити логічні аргументи. Саме від грамотно оформленої «виправдувальною» записки залежить подальший успіх і просування по кар’єрних сходах.

Найчастіше ініціаторами складання даного документа, згідно з трудових правовідносин, є вище керівництво організації, відомчі і позавідомчі службовці, а також правоохоронні представники при реалізації інших відносин.

Поняття і суть пояснювальної записки

Письмове надання пояснення відноситься до одного з видів службової записки, яка може містити в собі пояснення причин інциденту, факту або вчинку. Вона може супроводжувати основний документ і включати в себе пояснення окремих положень. Роботодавець повинен мати вагомі причини, щоб вимагати її від співробітника. Наприклад, порушення працівником посадових і трудових зобов’язань.

Давати оцінку поважності порушення дисциплінарного порядку вимагає трудовий кодекс. Залежно від обставин, для працівника дисциплінарне стягнення може обернутися отриманням зауваження, доганою або звільненням з роботи.

Головним завданням цього документа є донесення до начальства всіх аргументів. З її допомогою вдається провести внутрішнє розслідування того, що відбувається, розібратися в деталях і зробити відповідні висновки. Нерідко правильно складений бланк дозволяв співробітнику виправдатися і роздобути ще один шанс.

Правильно написати звернення немає так вже й складно, як здається на перший погляд. Всі «Пояснювальні» записки у всіх компаніях, підприємствах та організаціях складаються відповідно до вимог ГОСТ. До виключенню відноситься тільки письмове зміст, так як воно не регламентується ніякими нормативно-правовими актами. Але все ж, перед написанням потрібно переконатися в тому, що на даному підприємстві не передбачено своїх вимог до тексту і оформлення.

Види пояснювальних записок: причини виникнення

  • Виправдувального характеру. Оформляється в тому випадку, якщо співробітник повністю згоден з вчиненням особистої негативної дії (бездіяльності або дії).
  • Роз’яснювального характеру. Складається в тих випадках, коли необхідно вказати умови і обставини, що наступив інциденту, що стався з не залежних від дій і волі працівника, а також вказівку на вчинення діянь третіми особами.

Хто має право вимагати пояснювальну записку?

Згідно з чинним законодавством і функціонуючим положенням ТК України працівник зобов’язаний написати «виправдовувальну» в тому випадку, якщо це вимагало керівництво.

Той, хто вимагає написати письмове пояснення, зобов’язаний займати посаду керівника компанії або бути уповноваженою особою, затвердженим за спеціальним наказом по підприємству на певний період часу.

Вимоги до написання пояснювальної записки

  1. Діловий стиль викладу, відсутність ненормативної, просторічної лексики.
  2. Стислість викладу, достовірність викладається інформації.
  3. Документ пишеться від першої особи.
  4. В кінці обов’язково проставляються особистий підпис та дата написання.

На практиці, кожен співробітник самостійно складає документ в одному екземплярі. Письмовий бланк пишеться на ім’я керівника підприємства (вищестояще керівництво) і оформляється на аркуші паперу формату А4. 

Важливо знати, що пояснювальна – це зовсім інше, ніж заява або доповідна. У ньому працівник нічого не заявляє, що не виступає з вимоги керівнику розглянути будь-якої інцидент, не описує свою особисту думку, а всього лише відображає трапився інцидент.

Як приклад, можуть послужити приклади пов’язані з прогулами, запізненням на робоче місце, невиконання прямих службових обов’язків, невиконання завдання, а також порушення строків здачі і т.п.

Як писати пояснювальну записку?

 Пояснювальна – це підтвердження співробітником своєї провини в письмовій формі. Тому перед тим як її скласти, слід уважно ознайомитися зі своїми правами та обов’язками. Однак сильно захоплюватися не варто, так як є ризик зіпсувати відносини з начальством і свою кар’єру.

Краще, писати пояснювальну записку на комп’ютері, так як нерозбірливий почерк може нашкодити в тому випадку, якщо справа доведеться мати з інцидентом на комісії по трудових розбіжностей:

  1. У правому верхньому куті вкажіть ім’я керівника чи іншої посадової особи, якій ви подаєте пояснення.
  2. Нижче, під адресою, вказуєте своє ім’я та посаду.
  3. По центру вказуєте найменування документа: «Пояснювальна».
  4. В основній частині вашої пояснювальній йде виклад конкретних фактів, які призвели до ситуації, що вимагають роз’яснень.
  5. В самому кінці проставляєте дату подачі документа і свій особистий підпис.

Винуватцеві у зверненні слід бути точним вказуючи дату і час події, а також у вказівці скоєних ним будь-яких дій, їх правомірність і те, чим він керувався, приймаючи своє рішення. Також можна вказати на те, що автор діяв так саме через те, що від цього вимагала ситуація чи можливо він був до неї причетний і зовсім. Подібний підхід може пом’якшити сприйняття скоєних діянь в очах того, хто буде приймати вирішальне значення в даному питанні.

Перед тим як приступати до написання, можна переглянути зразки готових документів в інтернеті. Готова записка передається на розгляд начальству підприємства або уповноваженій особі, де він проставляє резолюцію щодо винуватця трапилася ситуації, із зазначенням подальших дій. Якщо роботодавець вирішити залучити співробітника до дисциплінарних стягнень, пояснювальна прикладається до справи в ролі докази.

Вищі органи повинні давати 2 дня на написання звернення, тому не обов’язково приступати до написання відразу. У цей час ініціатор може порадитися з юристами, колегами щодо ситуації, що склалася. Також це допоможе заспокоїтися і поглянути на те, що сталося на справді. Адже, саме на її підставі керівництво прийматиме рішення про стягнення штрафу, зниження рівня посади йди відсторонення громадянина зі звільненням через невідповідність із займаної посади.

Основні випадки

Якщо винуватець вважає, що в його діях не було нічого поганого, він має право відмовитися від написання пояснювальної. Це можливість дається на підставі Трудового кодексу, в якому зазначено, що керівництво не може оцінювати відмова від написання записки як дисциплінарне порушення.

Не можна забувати, що в такій ситуації є великий ризик назавжди зіпсувати свої відносини з начальниками підприємства, і поставити під велике питання підвищення.

Начальство, реально оцінюючи інцидент, приймає рішення про правомірною міру дисциплінарного стягнення, і тому потрібно його приймати в конкретній ситуації. Викладаючи свої думки не варто вводити в оману керівництво, так правда все одно стане відома і обернеться проти автора.

Виправдувальний характер викладу нічого не дасть, тому варто описувати ситуації з боку і без емоцій. Те, що сталося повинен описуватися простим і зрозумілим описом відбулися фактів. Не слід звалювати провину на своїх колеги інших осіб, які можуть бути причетні до даної справи.

Всі вимоги, щодо складання «виправдувального» звернення є невід’ємними правилами для притягнення винуватця до виконання дисциплінарної відповідальності щодо його робочого місця і території компанії. Саме вона дає можливість з’ясувати справжні причини і ситуацію, через які був здійснений порушення, а також роль працівника і ступінь його провини.

Приклад пояснювальної записки

Директору

ООО «Монарх»

А.І. Петрову

Пояснювальна записка

Я Панько Олег Вікторович, менеджер по проектам, не був присутній на робочому місті 12.03.2016 по причині транспортної аварії. Довідку про ДТП і пошкодження транспортного засобу прикріпляю.

Менеджер проектів Панько О. В. Панько

Схожі статті

Залишити коментар

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *

1 Зірка2 Зірки3 Зірки4 Зірки5 Зірок (1 оцінка, середня: 5,00 із 5)
Loading...