Як писати пояснювальну записку на роботі

Останнє оновлення: 28.07.2026 · Автор: Олексій С.

Пояснювальна записка на роботі потрібна, щоб працівник письмово виклав причини певної події, вчинку, бездіяльності або порушення трудової дисципліни. У ній слід зазначити конкретні обставини, дату події, її причини та, за наявності, підтвердні документи.

Нижче наведено правила складання пояснювальної записки, її структуру, заповнений приклад та універсальний шаблон.

Що таке пояснювальна записка

Пояснювальна записка є інформаційно-аналітичним документом, у якому пояснюють причини певної події, ситуації, вчинку або поведінки працівника. Таке визначення наведено у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів УНДІАСД. Збірник є методичним матеріалом і не встановлює окремих норм трудової відповідальності.

Пояснювальну записку можуть складати, зокрема, у разі:

• запізнення на роботу;
• відсутності протягом робочого дня або його частини;
• невиконання чи несвоєчасного виконання завдання;
• помилки в документах або розрахунках;
• порушення встановленого порядку роботи;
• пошкодження майна;
• невиконання розпорядження керівника;
• іншої ситуації, щодо якої роботодавцю необхідно отримати позицію працівника.

Пояснювальна записка не означає автоматичного визнання працівником своєї вини. У документі можна як визнати певний факт, так і пояснити, що подія сталася через обставини, які не залежали від працівника.

Коли роботодавець вимагає письмові пояснення

Відповідно до статті 149 Кодексу законів про працю України, до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмові пояснення.

КЗпП використовує формулювання «письмові пояснення», але не встановлює, що документ обов’язково повинен називатися саме пояснювальною запискою. На практиці пояснення найчастіше оформлюють у такому вигляді.

Отримавши документ, роботодавець оцінює:

• що саме сталося;
• чи було порушено трудові обов’язки;
• чи є вина працівника;
• з яких причин сталася подія;
• чи були обставини поважними;
• які докази підтверджують пояснення;
• чи є підстави для дисциплінарного стягнення.

За загальним правилом статті 147 КЗпП України, за порушення трудової дисципліни може бути застосовано догану або звільнення. Для окремих категорій працівників законодавством, статутами чи положеннями про дисципліну можуть передбачатися інші стягнення. Роботодавець також може не застосовувати стягнення, якщо для цього немає достатніх підстав.

Як правильно написати пояснювальну записку

Текст потрібно викладати стисло, послідовно та без зайвих емоцій. Головне завдання працівника полягає не в тому, щоб виправдовуватися або визнавати провину, а в тому, щоб точно описати фактичні обставини.

У пояснювальній записці бажано зазначити:

1. Яка саме подія сталася.
2. Коли і де вона сталася.
3. Які причини призвели до цієї ситуації.
4. Чи залежали ці обставини від працівника.
5. Якими були наслідки.
6. Чи було усунуто помилку або виконано завдання.
7. Які документи підтверджують викладене.

Наприклад, замість загальної фрази:

Я не виконав завдання через обставини, що склалися.

краще написати:

Звіт не було подано 5 травня 2026 року, оскільки необхідні дані від відділу логістики надійшли 6 травня 2026 року. Після отримання інформації звіт було завершено та подано 7 травня 2026 року.

Не потрібно використовувати образливі висловлювання, звинувачувати колег без доказів або описувати обставини, які не стосуються події.

Структура пояснювальної записки

Окремого обов’язкового бланка письмових пояснень КЗпП не встановлює. Вимоги до оформлення можуть бути передбачені інструкцією з діловодства, правилами внутрішнього трудового розпорядку або затвердженим шаблоном підприємства.

Зазвичай пояснювальна записка містить такі реквізити:

Адресат

У правій верхній частині документа зазначають посаду, власне ім’я та прізвище керівника або іншої уповноваженої особи.

Відомості про працівника

Нижче зазначають посаду, структурний підрозділ, власне ім’я та прізвище автора записки.

Назва документа

Посередині пишуть:

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Під назвою можна додати короткий заголовок, наприклад:

• Про причини запізнення на роботу
• Про затримку подання звіту
• Про помилку в документі
• Про причини відсутності на роботі

Для внутрішньої пояснювальної записки, складеної працівником у довільній формі, окремий заголовок не є обов’язковим.

Основний текст

Спочатку зазначають факт або подію, а потім пояснюють її причини. За потреби вказують наслідки, вжиті заходи та інформацію про додатки.

Дата і підпис

Працівник зазначає дату складення документа, ставить особистий підпис і вказує власне ім’я та прізвище.

Методичні рекомендації УНДІАСД передбачають можливість оформлення внутрішньої пояснювальної записки на аркуші формату А4 або А5 залежно від обсягу тексту. Внутрішню записку підписує її автор.

Документ можна написати від руки або надрукувати та підписати. Якщо на підприємстві запроваджено електронний документообіг, записку оформлюють відповідно до встановленого там порядку.

Зразок пояснювальної записки на роботі

Директору ТОВ «ПРОМСЕРВІС» Івану ПЕТРЕНКУ від менеджера відділу постачання Олени КОВАЛЕНКО

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Про затримку подання звіту

Пояснюю, що звіт щодо постачання сировини за квітень 2026 року було подано 7 травня 2026 року замість установленого строку 5 травня 2026 року.

Затримка сталася через несвоєчасне отримання даних від відділу логістики. Запит щодо надання необхідної інформації було направлено 28 квітня 2026 року, а відповідь отримано 6 травня 2026 року. Без цих даних завершити підготовку звіту було неможливо.

Після отримання інформації звіт було завершено та подано наступного робочого дня.

Додаток: копія запиту від 28.04.2026 та відповіді відділу логістики від 06.05.2026 на 2 арк.

8 травня 2026 року

підпис

Олена КОВАЛЕНКО

Універсальний шаблон пояснювальної записки

Керівнику ______________ від ______________

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Про ______________

Пояснюю, що ___ ______________20__ року ______________. ______________

Зазначена ситуація сталася у зв’язку з ______________.

На підтвердження викладених обставин додаю ______________.

Додаток: ______________.

___ __________ 20__ року

підпис

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Хто може вимагати пояснювальну записку

Письмові пояснення зажадає роботодавець або особа, яка має відповідні повноваження. Це може бути керівник підприємства, керівник структурного підрозділу, працівник кадрової служби або інша посадова особа, якщо такі повноваження передбачені її посадовими обов’язками, наказом чи локальними документами підприємства.

Звичайний працівник, який не має відповідних повноважень, не може вимагати від колеги офіційної пояснювальної записки від імені роботодавця.

Вимогу надати пояснення бажано оформлювати так, щоб можна було підтвердити її отримання працівником. КЗпП не встановлює єдиного загального строку в один або два дні для подання пояснювальної записки. Конкретний строк може бути визначений у вимозі роботодавця з урахуванням обставин справи.

Чи може працівник не надавати пояснення

Стаття 149 КЗпП покладає на роботодавця обов’язок зажадати письмові пояснення до застосування дисциплінарного стягнення. Водночас роботодавець не може фізично змусити працівника написати й підписати документ.

Якщо працівник відмовився надати пояснення, роботодавець може зафіксувати це актом і продовжити розгляд ситуації на підставі інших матеріалів. Міністерство праці у своєму роз’ясненні зазначало, що відмову від надання пояснень можна підтвердити актом, складеним і підписаним кількома особами. Сам лист має роз’яснювальний характер і не є нормативно-правовим актом.

Відмова від пояснення не означає автоматичного визнання вини. Водночас працівник втрачає можливість письмово викласти власну позицію, зазначити поважні причини та надати підтвердні документи.

Тому в більшості ситуацій практичніше подати коротке й фактичне пояснення, навіть якщо працівник не погоджується з оцінкою роботодавця.

У такому разі можна написати:

Із твердженням про порушення трудової дисципліни не погоджуюся з таких причин: …

Чим пояснювальна записка відрізняється від інших документів

Від заяви

Заява містить прохання або вимогу працівника. Наприклад, надати відпустку, змінити графік роботи або видати довідку.

Пояснювальна записка не обов’язково містить прохання. Її основне призначення полягає у викладенні причин і обставин певної події.

Від доповідної записки

Доповідна записка інформує керівництво про певну ситуацію, стан виконання роботи або виявлені факти. За потреби її автор може пропонувати рішення чи подальші дії.

Пояснювальна записка зосереджена на причинах події, вчинку або поведінки працівника. У методичних рекомендаціях УНДІАСД ці документи визначені як окремі види інформаційно-аналітичних документів.

Від службової записки

Службова записка використовується для оперативного обміну робочою інформацією між працівниками або структурними підрозділами. Вона може стосуватися організаційних, господарських, кадрових або виробничих питань.

Готові зразки для конкретних ситуацій

Для окремих випадків краще використовувати спеціально підготовлений зразок:

Пояснювальна записка про помилку в роботі підійде, якщо працівник допустив помилку в документі, розрахунках або під час виконання службового завдання.

Пояснювальна записка про відсутність на роботі містить приклад для пояснення відсутності протягом робочого дня або його частини.

Поширені помилки

Під час складання пояснювальної записки не варто:

• писати загальними фразами без дат і конкретних обставин;
• називати свою поведінку дисциплінарним проступком до оцінювання ситуації;
• автоматично визнавати вину, якщо працівник не погоджується з такою оцінкою;
• вигадувати причини або зазначати неправдиві відомості;
• перекладати відповідальність на інших без фактичного обґрунтування;
• використовувати образливі чи емоційні висловлювання;
• розкривати зайві особисті або медичні відомості;
• забувати про дату, підпис і додатки;
• використовувати одночасну назву «пояснювальна-доповідна записка».

Якщо працівник посилається на документ, листування, довідку або інший доказ, бажано додати його копію або точно зазначити реквізити.

Що потрібно пам’ятати

Пояснювальна записка є способом письмово зафіксувати позицію працівника. Вона не означає автоматичного визнання вини та не зобов’язує роботодавця застосовувати дисциплінарне стягнення.

У документі потрібно викладати факти, причини та підтвердні обставини. Чим конкретніше зазначені дата, подія, причини та докази, тим менше можливостей для неправильного тлумачення ситуації.

Інші матеріали про пояснювальні записки

• Зразок пояснювальної записки в школу
• Пояснювальна записка про помилку в роботі
• Пояснювальна записка про відсутність на роботі