Зразки службових записок

Зразки службових записок, розроблені і затверджені локальним нормативним актом роботодавця, допоможуть значно спростити і прискорити ділову переписку всередині організації. Вони можуть бути використані в якості зразка будь-яким співробітником, який ще не знає, як пишеться службова записка. У статті розповідається, як застосування шаблонів службових записок підвищує продуктивність праці і оперативність прийняття управлінських рішень.

Що таке службова записка Ефективна виробнича діяльність будь-якого підприємства, незалежно від його форми власності і сфери діяльності, забезпечується, насамперед, за рахунок своєчасності і грамотності прийнятих управлінських рішень. Тобто, від того, наскільки ефективно налагоджено на підприємстві інформаційну взаємодію. Причому, учасниками цього інформаційної взаємодії є всі працівники компанії – від лінійного персоналу до топ-менеджменту.

Що таке службова записка

Ефективна виробнича діяльність будь-якого підприємства, незалежно від його форми власності і сфери діяльності, забезпечується, насамперед, за рахунок своєчасності і грамотності прийнятих управлінських рішень. Тобто, від того, наскільки ефективно налагоджено на підприємстві інформаційну взаємодію. Причому, учасниками цього інформаційної взаємодії є всі працівники компанії – від лінійного персоналу до топ-менеджменту.

ожен, хто працює на підприємстві співробітник виконує певну трудову функцію, обов’язки, визначені для даної посади. Він також має оговорені посадовою інструкцією права і несе певну нею відповідальність. Тому має право вирішувати самостійно ті питання, які входять в його обов’язки, зону його відповідальності. Але ті питання, які не входять до компетенції працівника, він вирішувати не має права. Тому він може звернутися до іншого працівникові, який має той же управлінський рівень, повідомивши про наявність проблеми. Донести інформацію від повинен офіційним чином, використовуючи такий спосіб, як написання службової записки .

Оформлення службових записок в тих випадках, коли працівник або керівник будь-якого рівня не може взяти сам на себе відповідальність за вирішення питання, дозволяє забезпечити оперативність управління. Адже з ланцюжка прийняття рішення виключається передача інформації на інші рівні управління. Звичайно, у багатьох випадках такі питання можна вирішити усним зверненням, але іноді достовірність відомостей повинна бути підтверджена документально. Тому важливо, щоб кожен із співробітників компанії знав, як правильно писати службову записку.

Як написати службову записку

Службова записка є документом, що має інформаційно-довідковий характер. Це означає, що відомості, викладені в ній, вважаються достовірними і можуть використовуватися при прийнятті управлінських та організаційних рішень. Як будь-який документ, службова записка має юридичну силу. Щоб забезпечити цю вимогу, оформлення службових записок проводиться в суворій відповідності до затверджених офіційно державними стандартами.

За якими правилами оформляється службова записка

Оформлення службових записок проводиться відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». Але слід враховувати, що з 1 липня 2017 року цей регламент буде замінений на ГОСТ Р 7.0.97-2016. Тому до того, як написати службову записку вперше, слід ознайомитися з тими вимогами, які встановлені ГОСТами. Юридичну силу службовій записці забезпечить, в тому числі, наявність реквізитів, які є обов’язковими для заповнення:

Юридичну силу службовій записці забезпечить, в тому числі, наявність реквізитів, які є обов’язковими для заповнення:

  • назва структурного підрозділу, в якому працює укладач записки;
  • посада прізвище та ініціали укладача документа;
  • найменування документа «Службова записка»
  • короткий зміст – суть документа, воно починається з приводу «Про» або «О»;
  • дата складання записки;
  • підрозділ, в якому працює адресат, його посаду, прізвище ініціали;
  • текстова частина; відмітка про додаток, якщо воно є;
  • підпис укладача.

Перелік обов’язкових реквізитів і правила оформлення службових записок можна встановити локальним нормативним актом роботодавця. Такий регламент може передбачатися, наприклад, положенням або інструкцією з діловодства, затвердженої керівником компанії. Локальним актом можуть бути також затверджені шаблони службових записок, що значно полегшують і прискорюють складання цього виду документів.

Як пишеться службова записка

До того, як писати службову записку, необхідно визначитися, яке її призначення. Цей вид документів складається з наступними цілями:

  • щоб ініціювати прийняття будь-якого рішення адресатом;
  • повідомити інформацію, яка може входити в коло його службових та виробничих інтересів;
  • відзвітувати про здобуту раніше завданні, виконане доручення.

Тому текстовий зміст буде визначатися призначенням службової записки. У загальному випадку її структура може складатися з трьох логічно пов’язаних між собою смислових блоків.

Перший містить стислий виклад фактів і причин, що спонукали автора скласти службову записку. Другий – аналіз цих фактів і причин, тих наслідків, які вони можуть мати. Цей смисловий блок не відноситься до обов’язкових розділів і в деяких випадках його можна пропустити. Третій – конкретні висновки і пропозиції, прохання і спонукання до прийняття будь-яких дій, що ґрунтуються на розумінні сказаного вище.

Змістовна частина при оформленні службової записки пишеться від першої особи в однині. Текст повинен бути коротким і ємним, з використанням штампів і, при необхідності, спеціальних термінів. Виключено вживання привітань, побажань, запевнень в повазі та інших не мають безпосереднього відношення до суті смислових вставок. Завершальна, третя частина змісту повинна починатися словами: «Прошу Вас …», «Вважаю за необхідне (за доцільне) …», «На підставі вищесказаного пропоную …».

Для чого необхідний шаблон службової записки

Зрозуміло, що оформлення службових записок – повсякденна частина виробничого процесу. При цьому їх призначення і вимоги до оформлення такі, що процедура складання такого роду документів може бути стандартизована, а форма – уніфікована. У цьому випадку доцільно розробити і затвердити на підприємстві шаблони службових записок, найбільш часто використовуваних в процесі ділового спілкування між окремими співробітниками, взаємодії між підрозділами і виробничої діяльності.

Шаблон службової записки може бути складений в будь-якому текстовому редакторі і містити деякі обов’язкові для заповнення реквізити. Так, якщо це, наприклад, службова записка, яку керівник підрозділу щотижня пише начальнику відділу охорони з проханням пропустити в вихідний день на роботу деяких співробітників, готовий бланк може бути заповнений майже повністю.

Керівнику підрозділу залишиться тільки, при необхідності, відредагувати шаблон службової записки word, вказавши дату заповнення і перерахувавши прізвища співробітників, які вийдуть на роботу в цей вихідний день. Приклад такого шаблону наведено нижче.

Співробітникові, який тільки недавно почав працювати і не знає, як написати службову записку, зразок або навіть незаповнений шаблон цього документа вже допоможуть зрозуміти, як її слід оформити, заощадивши його робочий час.

Шаблони службових записок

Працівникам, які призначені відповідальними за діловодство в компанії , необхідно проаналізувати подібного роду ділову переписку між співробітниками або підрозділами і розробити шаблони службових записок. Готові шаблони службових записок можуть бути розроблені в загальному порядку при складанні локального регламенту з діловодства. При необхідності, вони завжди можуть бути скориговані в оперативному порядку під конкретну виробничу ситуацію.

Так, наприклад, якщо буде потрібно зняти стягнення з працівника, який вчинив раніше дисциплінарний проступок, за зразок при складанні шаблону може бути використаний приклад, наведений нижче.

Ще один шаблон службової записки може знадобитися ля підтвердження фактичного строку перебування співробітника в службовому відрядженні, в яку він відправився на своєму особистому автомобілі. Зразок його наведено нижче.

Leave a Reply

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *

1 Зірка2 Зірки3 Зірки4 Зірки5 Зірок (1 votes, average: 5,00 out of 5)
Loading...