Пояснювальна записка про відсутність на роботі

Пояснювальну записку про відсутність на роботі складає працівник, щоб письмово повідомити роботодавцю причини своєї відсутності протягом усього робочого дня або його частини. У документі слід зазначити дату, точний проміжок часу, фактичні обставини та наявні підтвердні документи.

Подання пояснювальної записки саме по собі не означає, що працівник визнав прогул або інше порушення трудової дисципліни. Спочатку роботодавець має з’ясувати причини відсутності та оцінити всі обставини.

Зразок пояснювальної записки про відсутність на роботі

Також нижче наведено готовий приклад, який можна скопіювати та відредагувати відповідно до своїх потреб.

Директору ТОВ «НАЗВА ПІДПРИЄМСТВА»
Івану ПЕТРЕНКУ

від менеджера відділу продажів
Олени КОВАЛЕНКО

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Про причини відсутності на роботі

22 липня 2026 року я була відсутня на роботі з 09:00 до 13:40 у зв’язку з раптовим погіршенням стану здоров’я та необхідністю звернутися по медичну допомогу.

Про неможливість своєчасно прибути на роботу я повідомила безпосереднього керівника телефоном о 09:15.

На підтвердження зазначених обставин додаю медичну довідку.

Додаток: копія медичної довідки від 22.07.2026 № 47 на 1 арк.

22 липня 2026 року

підпис

Олена КОВАЛЕНКО

Незаповнений шаблон

Керівнику __________________________

від _________________________________

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Про причини відсутності на роботі

___ __________ 20__ року я був(ла) відсутній(я) на роботі з ___ год ___ хв до ___ год ___ хв у зв’язку з _____________________.

Про неможливість прибути на роботу я повідомив(ла) _____________________о ___ год ___ хв шляхом _____________________.

Або:

Повідомити керівника до початку робочого дня я не зміг(ла) з такої причини: _____________________.

На підтвердження зазначених обставин додаю _____________________.

Додаток: _____________________.

___ __________ 20__ року

підпис

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Що зазначити у пояснювальній записці

КЗпП України не встановлює уніфікованої форми письмових пояснень. Якщо на підприємстві затверджено шаблон або вимоги до оформлення внутрішніх документів, їх слід дотримуватися. За відсутності таких вимог у записці як правило нижче викладені вимоги.

У записці доцільно зазначити:

• кому її адресовано;
• посаду, структурний підрозділ, ім’я та прізвище працівника;
• дату відсутності;
• точний час початку і завершення відсутності;
• фактичну причину;
• чи повідомляв працівник керівника;
• чому своєчасне повідомлення було неможливим, якщо воно не відбулося;
• перелік підтвердних документів;
• дату складення і підпис.

Домашня адреса, особистий телефон та електронна пошта для звичайної внутрішньої пояснювальної записки переважно не потрібні. Ці відомості вже містяться в кадрових документах роботодавця.

Окрім того,текст варто викладати стисло й без зайвих емоцій.

Коли відсутність може вважатися прогулом

Не кожна відсутність на роботі є прогулом.

Відповідно до пункту 4 частини першої статті 40 КЗпП України, підставою для звільнення може бути прогул, зокрема відсутність на роботі понад три години протягом робочого дня без поважних причин.

Під час розгляду трудових спорів прогулом може визнаватися відсутність без поважної причини:

• протягом усього робочого дня;
• понад три години безперервно;
• понад три години сумарно протягом робочого дня.

Такий підхід викладений у пункті 24 постанови Пленуму Верховного Суду України № 9 від 6 листопада 1992 року.

Самої тривалості відсутності недостатньо. Роботодавець повинен з’ясувати її причини та встановити, чи залежали відповідні обставини від волі працівника.

У пояснювальній записці краще використовувати нейтральне формулювання «відсутність на роботі», а не «прогул». Юридичну оцінку ситуації надає роботодавець, а в разі спору її перевіряє суд.

Відсутність на роботі чи на робочому місці

КЗпП використовує формулювання «відсутність на роботі». Воно ширше за відсутність у конкретному кабінеті, приміщенні або за робочим столом.

Працівник може не перебувати на звичайному робочому місці, але виконувати свої обов’язки:

• в іншому приміщенні підприємства;
• на виїзному об’єкті;
• у клієнта;
• у службовому відрядженні;
• дистанційно, якщо такий режим належно оформлено.

Тому сам факт відсутності в конкретному приміщенні ще не завжди свідчить про відсутність на роботі.

Чи обов’язково надавати пояснювальну записку

Згідно зі статтею 149 КЗпП України, до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмові пояснення.

Закон використовує термін «письмові пояснення» і не вимагає, щоб документ обов’язково мав назву «пояснювальна записка». На практиці пояснення найчастіше оформлюють саме в такому вигляді.

Працівник може відмовитися від складання документа. Роботодавець не має права змусити його підписати записку, але може зафіксувати відмову актом і прийняти рішення на підставі інших документів та встановлених обставин.

Для працівника подання записки є можливістю викласти власну позицію, пояснити причини відсутності та надати докази.

Які причини можуть бути поважними

Законодавство не встановлює вичерпного переліку поважних причин. Їх оцінюють окремо в кожній ситуації.

Поважними можуть бути обставини, які об’єктивно перешкоджали працівнику прибути на роботу, наприклад:

• тимчасова непрацездатність;
• раптове погіршення стану здоров’я;
• необхідність невідкладної медичної допомоги;
• дорожньо-транспортна пригода;
• аварія в житлі;
• істотне припинення транспортного сполучення;
• стихійне лихо;
• виклик до державного органу;
• обставини, пов’язані з бойовими діями.

Посилання на певну подію ще не означає, що причина автоматично буде визнана поважною. Значення мають конкретні обставини, поведінка працівника та можливість своєчасно повідомити роботодавця.

Які документи можна додати

За наявності до пояснювальної записки можна додати:

• медичний документ;
• довідку або акт аварійної служби;
• документ поліції про дорожньо-транспортну пригоду;
• підтвердження затримки транспортного сполучення;
• виклик або повідомлення державного органу;
• інший документ, що підтверджує зазначені обставини.

Докладно розкривати діагноз у тексті записки не потрібно. Достатньо зазначити факт тимчасової непрацездатності або звернення по медичну допомогу та додати відповідний документ.

Які наслідки може мати відсутність без поважних причин

За порушення трудової дисципліни роботодавець може застосувати догану або звільнення у випадках, установлених законом.

За одне порушення може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення. Роботодавець повинен враховувати тяжкість проступку, обставини його вчинення, заподіяну шкоду та попередню роботу працівника. Ці правила передбачені статтями 147–149 КЗпП України.

Звільнення не є автоматичним наслідком кожної відсутності. Перед прийняттям рішення роботодавець має встановити факт порушення, його тривалість, причини та вину працівника.

Особливості під час воєнного стану

Воєнний стан сам по собі не робить будь-яку відсутність поважною. Працівнику слід за можливості підтримувати зв’язок із роботодавцем і повідомляти про обставини, які перешкоджають роботі.

Водночас Закон України № 2136-IX містить спеціальну гарантію для працівника, робоче місце якого розташоване на території активних бойових дій. Під час воєнного стану такого працівника, який відсутній на роботі, не можна звільнити за прогул на підставі пункту 4 частини першої статті 40 КЗпП.

Час такої відсутності не оплачується та не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку

Поширені помилки

Під час складання записки не варто:

• зазначати неправильний або приблизний час відсутності;
• називати свою відсутність прогулом;
• писати лише «за сімейними обставинами» без пояснення;
• вигадувати причини або підтвердні документи;
• розкривати зайві медичні відомості;
• змішувати пояснювальну та доповідну записки;
• використовувати назву «Пояснювальна (доповідна) записка»;
• додавати звертання і завершальні формули, характерні для службового листа;
• автоматично визнавати свою вину, якщо працівник не погоджується з такою оцінкою.

Офіційні джерела

1. Кодекс законів про працю України, зокрема статті 40, 147, 148 і 149.
2. Постанова Пленуму Верховного Суду України № 9 від 6 листопада 1992 року, зокрема пункт 24.
3. Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX.
4. Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів УНДІАСД. Збірник є методичним матеріалом і не має статусу нормативно-правового акта.