Нижче наведено правила складання пояснювальної записки, її структуру, заповнений приклад та універсальний шаблон.

Що таке пояснювальна записка

Пояснювальна записка є інформаційно-аналітичним документом, у якому пояснюють причини певної події, ситуації, вчинку або поведінки працівника. Таке визначення наведено у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів УНДІАСД. Збірник є методичним матеріалом і не встановлює окремих норм трудової відповідальності.

Пояснювальну записку можуть складати, зокрема, у разі:

• запізнення на роботу;
• відсутності протягом робочого дня або його частини;
• невиконання чи несвоєчасного виконання завдання;
• помилки в документах або розрахунках;
• порушення встановленого порядку роботи;
• пошкодження майна;
• невиконання розпорядження керівника;
• іншої ситуації, щодо якої роботодавцю необхідно отримати позицію працівника.

Пояснювальна записка не означає автоматичного визнання працівником своєї вини. У документі можна як визнати певний факт, так і пояснити, що подія сталася через обставини, які не залежали від працівника.

Коли роботодавець вимагає письмові пояснення

Відповідно до статті 149 Кодексу законів про працю України, до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмові пояснення.

КЗпП використовує формулювання «письмові пояснення», але не встановлює, що документ обов’язково повинен називатися саме пояснювальною запискою. На практиці пояснення найчастіше оформлюють у такому вигляді.

Отримавши документ, роботодавець оцінює:

• що саме сталося;
• чи було порушено трудові обов’язки;
• чи є вина працівника;
• з яких причин сталася подія;
• чи були обставини поважними;
• які докази підтверджують пояснення;
• чи є підстави для дисциплінарного стягнення.

За загальним правилом статті 147 КЗпП України, за порушення трудової дисципліни може бути застосовано догану або звільнення. Для окремих категорій працівників законодавством, статутами чи положеннями про дисципліну можуть передбачатися інші стягнення. Роботодавець також може не застосовувати стягнення, якщо для цього немає достатніх підстав.

Як правильно написати пояснювальну записку

Текст потрібно викладати стисло, послідовно та без зайвих емоцій. Головне завдання працівника полягає не в тому, щоб виправдовуватися або визнавати провину, а в тому, щоб точно описати фактичні обставини.

У пояснювальній записці бажано зазначити:

1. Яка саме подія сталася.
2. Коли і де вона сталася.
3. Які причини призвели до цієї ситуації.
4. Чи залежали ці обставини від працівника.
5. Якими були наслідки.
6. Чи було усунуто помилку або виконано завдання.
7. Які документи підтверджують викладене.

Наприклад, замість загальної фрази:

Я не виконав завдання через обставини, що склалися.

краще написати:

Звіт не було подано 5 травня 2026 року, оскільки необхідні дані від відділу логістики надійшли 6 травня 2026 року. Після отримання інформації звіт було завершено та подано 7 травня 2026 року.

Не потрібно використовувати образливі висловлювання, звинувачувати колег без доказів або описувати обставини, які не стосуються події.

Структура пояснювальної записки

Окремого обов’язкового бланка письмових пояснень КЗпП не встановлює. Вимоги до оформлення можуть бути передбачені інструкцією з діловодства, правилами внутрішнього трудового розпорядку або затвердженим шаблоном підприємства.

Зазвичай пояснювальна записка містить такі реквізити:

Адресат

У правій верхній частині документа зазначають посаду, власне ім’я та прізвище керівника або іншої уповноваженої особи.

Відомості про працівника

Нижче зазначають посаду, структурний підрозділ, власне ім’я та прізвище автора записки.

Назва документа

Посередині пишуть:

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Під назвою можна додати короткий заголовок, наприклад:

• Про причини запізнення на роботу
• Про затримку подання звіту
• Про помилку в документі
• Про причини відсутності на роботі

Для внутрішньої пояснювальної записки, складеної працівником у довільній формі, окремий заголовок не є обов’язковим.

Основний текст

Спочатку зазначають факт або подію, а потім пояснюють її причини. За потреби вказують наслідки, вжиті заходи та інформацію про додатки.

Дата і підпис

Працівник зазначає дату складення документа, ставить особистий підпис і вказує власне ім’я та прізвище.

Методичні рекомендації УНДІАСД передбачають можливість оформлення внутрішньої пояснювальної записки на аркуші формату А4 або А5 залежно від обсягу тексту. Внутрішню записку підписує її автор.

Документ можна написати від руки або надрукувати та підписати. Якщо на підприємстві запроваджено електронний документообіг, записку оформлюють відповідно до встановленого там порядку.

Зразок пояснювальної записки на роботі

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Про затримку подання звіту

Пояснюю, що звіт щодо постачання сировини за квітень 2026 року було подано 7 травня 2026 року замість установленого строку 5 травня 2026 року.

Затримка сталася через несвоєчасне отримання даних від відділу логістики. Запит щодо надання необхідної інформації було направлено 28 квітня 2026 року, а відповідь отримано 6 травня 2026 року. Без цих даних завершити підготовку звіту було неможливо.

Після отримання інформації звіт було завершено та подано наступного робочого дня.

Додаток: копія запиту від 28.04.2026 та відповіді відділу логістики від 06.05.2026 на 2 арк.

Універсальний шаблон пояснювальної записки

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Про ______________

Пояснюю, що ___ ______________20__ року ______________. ______________

Зазначена ситуація сталася у зв’язку з ______________.

На підтвердження викладених обставин додаю ______________.

Додаток: ______________.

Хто може вимагати пояснювальну записку

Письмові пояснення зажадає роботодавець або особа, яка має відповідні повноваження. Це може бути керівник підприємства, керівник структурного підрозділу, працівник кадрової служби або інша посадова особа, якщо такі повноваження передбачені її посадовими обов’язками, наказом чи локальними документами підприємства.

Звичайний працівник, який не має відповідних повноважень, не може вимагати від колеги офіційної пояснювальної записки від імені роботодавця.

Вимогу надати пояснення бажано оформлювати так, щоб можна було підтвердити її отримання працівником. КЗпП не встановлює єдиного загального строку в один або два дні для подання пояснювальної записки. Конкретний строк може бути визначений у вимозі роботодавця з урахуванням обставин справи.

Чи може працівник не надавати пояснення

Стаття 149 КЗпП покладає на роботодавця обов’язок зажадати письмові пояснення до застосування дисциплінарного стягнення. Водночас роботодавець не може фізично змусити працівника написати й підписати документ.

Якщо працівник відмовився надати пояснення, роботодавець може зафіксувати це актом і продовжити розгляд ситуації на підставі інших матеріалів. Міністерство праці у своєму роз’ясненні зазначало, що відмову від надання пояснень можна підтвердити актом, складеним і підписаним кількома особами. Сам лист має роз’яснювальний характер і не є нормативно-правовим актом.

Відмова від пояснення не означає автоматичного визнання вини. Водночас працівник втрачає можливість письмово викласти власну позицію, зазначити поважні причини та надати підтвердні документи.

Тому в більшості ситуацій практичніше подати коротке й фактичне пояснення, навіть якщо працівник не погоджується з оцінкою роботодавця.

У такому разі можна написати:

Із твердженням про порушення трудової дисципліни не погоджуюся з таких причин: …

Чим пояснювальна записка відрізняється від інших документів

Від заяви

Заява містить прохання або вимогу працівника. Наприклад, надати відпустку, змінити графік роботи або видати довідку.

Пояснювальна записка не обов’язково містить прохання. Її основне призначення полягає у викладенні причин і обставин певної події.

Від доповідної записки

Доповідна записка інформує керівництво про певну ситуацію, стан виконання роботи або виявлені факти. За потреби її автор може пропонувати рішення чи подальші дії.

Пояснювальна записка зосереджена на причинах події, вчинку або поведінки працівника. У методичних рекомендаціях УНДІАСД ці документи визначені як окремі види інформаційно-аналітичних документів.

Від службової записки

Службова записка використовується для оперативного обміну робочою інформацією між працівниками або структурними підрозділами. Вона може стосуватися організаційних, господарських, кадрових або виробничих питань.

Готові зразки для конкретних ситуацій

Для окремих випадків краще використовувати спеціально підготовлений зразок:

Пояснювальна записка про помилку в роботі підійде, якщо працівник допустив помилку в документі, розрахунках або під час виконання службового завдання.

Пояснювальна записка про відсутність на роботі містить приклад для пояснення відсутності протягом робочого дня або його частини.

Поширені помилки

Під час складання пояснювальної записки не варто:

• писати загальними фразами без дат і конкретних обставин;
• називати свою поведінку дисциплінарним проступком до оцінювання ситуації;
• автоматично визнавати вину, якщо працівник не погоджується з такою оцінкою;
• вигадувати причини або зазначати неправдиві відомості;
• перекладати відповідальність на інших без фактичного обґрунтування;
• використовувати образливі чи емоційні висловлювання;
• розкривати зайві особисті або медичні відомості;
• забувати про дату, підпис і додатки;
• використовувати одночасну назву «пояснювальна-доповідна записка».

Якщо працівник посилається на документ, листування, довідку або інший доказ, бажано додати його копію або точно зазначити реквізити.

Що потрібно пам’ятати

Пояснювальна записка є способом письмово зафіксувати позицію працівника. Вона не означає автоматичного визнання вини та не зобов’язує роботодавця застосовувати дисциплінарне стягнення.

У документі потрібно викладати факти, причини та підтвердні обставини. Чим конкретніше зазначені дата, подія, причини та докази, тим менше можливостей для неправильного тлумачення ситуації.

Інші матеріали про пояснювальні записки

• Зразок пояснювальної записки в школу
• Пояснювальна записка про помилку в роботі
• Пояснювальна записка про відсутність на роботі

Сообщение Як писати пояснювальну записку на роботі появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.

Пояснювальну записку про відсутність на роботі складає працівник, щоб письмово повідомити роботодавцю причини своєї відсутності протягом усього робочого дня або його частини. У документі слід зазначити дату, точний проміжок часу, фактичні обставини та наявні підтвердні документи.

Подання пояснювальної записки саме по собі не означає, що працівник визнав прогул або інше порушення трудової дисципліни. Спочатку роботодавець має з’ясувати причини відсутності та оцінити всі обставини.

Зразок пояснювальної записки про відсутність на роботі

Також нижче наведено готовий приклад, який можна скопіювати та відредагувати відповідно до своїх потреб.

Директору ТОВ «НАЗВА ПІДПРИЄМСТВА»
Івану ПЕТРЕНКУ

від менеджера відділу продажів
Олени КОВАЛЕНКО

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Про причини відсутності на роботі

22 липня 2026 року я була відсутня на роботі з 09:00 до 13:40 у зв’язку з раптовим погіршенням стану здоров’я та необхідністю звернутися по медичну допомогу.

Про неможливість своєчасно прибути на роботу я повідомила безпосереднього керівника телефоном о 09:15.

На підтвердження зазначених обставин додаю медичну довідку.

Додаток: копія медичної довідки від 22.07.2026 № 47 на 1 арк.

22 липня 2026 року

підпис

Олена КОВАЛЕНКО

Незаповнений шаблон

Керівнику __________________________

від _________________________________

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Про причини відсутності на роботі

___ __________ 20__ року я був(ла) відсутній(я) на роботі з ___ год ___ хв до ___ год ___ хв у зв’язку з _____________________.

Про неможливість прибути на роботу я повідомив(ла) _____________________о ___ год ___ хв шляхом _____________________.

Або:

Повідомити керівника до початку робочого дня я не зміг(ла) з такої причини: _____________________.

На підтвердження зазначених обставин додаю _____________________.

Додаток: _____________________.

___ __________ 20__ року

підпис

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Що зазначити у пояснювальній записці

КЗпП України не встановлює уніфікованої форми письмових пояснень. Якщо на підприємстві затверджено шаблон або вимоги до оформлення внутрішніх документів, їх слід дотримуватися. За відсутності таких вимог у записці як правило нижче викладені вимоги.

У записці доцільно зазначити:

• кому її адресовано;
• посаду, структурний підрозділ, ім’я та прізвище працівника;
• дату відсутності;
• точний час початку і завершення відсутності;
• фактичну причину;
• чи повідомляв працівник керівника;
• чому своєчасне повідомлення було неможливим, якщо воно не відбулося;
• перелік підтвердних документів;
• дату складення і підпис.

Домашня адреса, особистий телефон та електронна пошта для звичайної внутрішньої пояснювальної записки переважно не потрібні. Ці відомості вже містяться в кадрових документах роботодавця.

Окрім того,текст варто викладати стисло й без зайвих емоцій.

Коли відсутність може вважатися прогулом

Не кожна відсутність на роботі є прогулом.

Відповідно до пункту 4 частини першої статті 40 КЗпП України, підставою для звільнення може бути прогул, зокрема відсутність на роботі понад три години протягом робочого дня без поважних причин.

Під час розгляду трудових спорів прогулом може визнаватися відсутність без поважної причини:

• протягом усього робочого дня;
• понад три години безперервно;
• понад три години сумарно протягом робочого дня.

Такий підхід викладений у пункті 24 постанови Пленуму Верховного Суду України № 9 від 6 листопада 1992 року.

Самої тривалості відсутності недостатньо. Роботодавець повинен з’ясувати її причини та встановити, чи залежали відповідні обставини від волі працівника.

У пояснювальній записці краще використовувати нейтральне формулювання «відсутність на роботі», а не «прогул». Юридичну оцінку ситуації надає роботодавець, а в разі спору її перевіряє суд.

Відсутність на роботі чи на робочому місці

КЗпП використовує формулювання «відсутність на роботі». Воно ширше за відсутність у конкретному кабінеті, приміщенні або за робочим столом.

Працівник може не перебувати на звичайному робочому місці, але виконувати свої обов’язки:

• в іншому приміщенні підприємства;
• на виїзному об’єкті;
• у клієнта;
• у службовому відрядженні;
• дистанційно, якщо такий режим належно оформлено.

Тому сам факт відсутності в конкретному приміщенні ще не завжди свідчить про відсутність на роботі.

Чи обов’язково надавати пояснювальну записку

Згідно зі статтею 149 КЗпП України, до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмові пояснення.

Закон використовує термін «письмові пояснення» і не вимагає, щоб документ обов’язково мав назву «пояснювальна записка». На практиці пояснення найчастіше оформлюють саме в такому вигляді.

Працівник може відмовитися від складання документа. Роботодавець не має права змусити його підписати записку, але може зафіксувати відмову актом і прийняти рішення на підставі інших документів та встановлених обставин.

Для працівника подання записки є можливістю викласти власну позицію, пояснити причини відсутності та надати докази.

Які причини можуть бути поважними

Законодавство не встановлює вичерпного переліку поважних причин. Їх оцінюють окремо в кожній ситуації.

Поважними можуть бути обставини, які об’єктивно перешкоджали працівнику прибути на роботу, наприклад:

• тимчасова непрацездатність;
• раптове погіршення стану здоров’я;
• необхідність невідкладної медичної допомоги;
• дорожньо-транспортна пригода;
• аварія в житлі;
• істотне припинення транспортного сполучення;
• стихійне лихо;
• виклик до державного органу;
• обставини, пов’язані з бойовими діями.

Посилання на певну подію ще не означає, що причина автоматично буде визнана поважною. Значення мають конкретні обставини, поведінка працівника та можливість своєчасно повідомити роботодавця.

Які документи можна додати

За наявності до пояснювальної записки можна додати:

• медичний документ;
• довідку або акт аварійної служби;
• документ поліції про дорожньо-транспортну пригоду;
• підтвердження затримки транспортного сполучення;
• виклик або повідомлення державного органу;
• інший документ, що підтверджує зазначені обставини.

Докладно розкривати діагноз у тексті записки не потрібно. Достатньо зазначити факт тимчасової непрацездатності або звернення по медичну допомогу та додати відповідний документ.

Які наслідки може мати відсутність без поважних причин

За порушення трудової дисципліни роботодавець може застосувати догану або звільнення у випадках, установлених законом.

За одне порушення може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення. Роботодавець повинен враховувати тяжкість проступку, обставини його вчинення, заподіяну шкоду та попередню роботу працівника. Ці правила передбачені статтями 147–149 КЗпП України.

Звільнення не є автоматичним наслідком кожної відсутності. Перед прийняттям рішення роботодавець має встановити факт порушення, його тривалість, причини та вину працівника.

Особливості під час воєнного стану

Воєнний стан сам по собі не робить будь-яку відсутність поважною. Працівнику слід за можливості підтримувати зв’язок із роботодавцем і повідомляти про обставини, які перешкоджають роботі.

Водночас Закон України № 2136-IX містить спеціальну гарантію для працівника, робоче місце якого розташоване на території активних бойових дій. Під час воєнного стану такого працівника, який відсутній на роботі, не можна звільнити за прогул на підставі пункту 4 частини першої статті 40 КЗпП.

Час такої відсутності не оплачується та не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку

Поширені помилки

Під час складання записки не варто:

• зазначати неправильний або приблизний час відсутності;
• називати свою відсутність прогулом;
• писати лише «за сімейними обставинами» без пояснення;
• вигадувати причини або підтвердні документи;
• розкривати зайві медичні відомості;
• змішувати пояснювальну та доповідну записки;
• використовувати назву «Пояснювальна (доповідна) записка»;
• додавати звертання і завершальні формули, характерні для службового листа;
• автоматично визнавати свою вину, якщо працівник не погоджується з такою оцінкою.

Офіційні джерела

1. Кодекс законів про працю України, зокрема статті 40, 147, 148 і 149.
2. Постанова Пленуму Верховного Суду України № 9 від 6 листопада 1992 року, зокрема пункт 24.
3. Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX.
4. Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів УНДІАСД. Збірник є методичним матеріалом і не має статусу нормативно-правового акта.

Інші матеріали про пояснювальні записки

• Зразок пояснювальної записки в школу
• Пояснювальна записка про помилку в роботі
• Як писати пояснювальну записку на роботі

Сообщение Пояснювальна записка про відсутність на роботі появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.

У пояснювальній записці важливо коротко і зрозуміло викласти, яка саме помилка була допущена, з яких причин це сталося та до яких наслідків це призвело. Нижче наведено приклад пояснювальної записки про помилку в роботі, а також короткий шаблон для заповнення.

Приклад пояснювальної записки про помилку в роботі

Пояснювальна записка

про помилку в заповненні документів

04 січня 2026 року мною були невірно вказані ціни на продукцію в товарній накладній №432, вони були завищені на 10%. Покупець, побачивши завищені ціни, відмовився приймати товар, в зв’язку з чим він повернувся на склад ТОВ «Альфа».

Виникла помилка викликана підвищеною завантаженістю в день підготовки документа. 04 січня була відсутня через хворобу напарниця, в зв’язку з чим, довелося виконувати роботу за двох. Документи були підготовлені в кінці робочого дня, коли сильна втома викликала неуважність при виконанні роботи.

Помилку свою визнаю. Постараюся в майбутньому ставитися більш уважно до роботи і заповнення документів.

Зразок пояснювальної записки про помилку в роботі у вигляді зображення

Короткий шаблон пояснювальної записки про помилку в роботі

Пояснювальна записка

про помилку в заповненні документів

Повідомляю, що під час виконання службових обов’язків мною була допущена помилка, а саме: ____________________________________________________________________________________________.

Причиною помилки стало _______________________________________________. У результаті цього ___________________________________________________________________________________________________.

Помилку визнаю. Надалі зобов’язуюся бути уважнішим(ою) під час виконання роботи та не допускати подібних ситуацій у майбутньому.

Як правильно написати пояснювальну записку про помилку в роботі

Текст складається у довільній формі, але сам документ повинен мати такі обов’язкові реквізити:

• адресат – ПІБ та посада керівника, назва організації, документ обов’язково повинен мати вказівку на те, для кого він призначений;
• назва документа і його заголовок;
• дата написання;
• підпис працівника;
• текст з описом події і поясненням того, що сталося.

Основну увагу слід приділити тексту. Необхідно коротко описати ситуацію – яка саме помилка в роботі допущено, які наслідки ця помилка викликала для діяльності організації.

Текст повинен бути лаконічним і коротким. Не слід перетворювати пояснювальну записку в твір, це все-таки важливий документ, призначений для керівника організації. Зайва інформація, емоції можуть викликати у керівництва зайві питання, тому варто писати стисло і по справі.

Після того, як дано опис помилки, допущеної працівником, слід написати причини цього. Потрібно постаратися вказати об’єктивну і поважну причину. Але якщо це не можливо, не варто звалювати провину на іншого, звинувачувати інших співробітників, керівництво це не схвалить. Краще постаратися послатися на обставини, що склалися – велика завантаженість на роботі, великий і безперервний потік клієнтів, механічна помилка через напружений дня, погане самопочуття чи інша причина.

Якщо співробітник визнає свою провину в допущенній помилці, обов’язково потрібно висловити своє каяття, запевнити керівництво, що подібної помилки надалі допущено не буде, та переконати всіх, що будуть вжиті всі необхідні заходи щодо недопущення подібного.

Далі отриманий текст слід підписати і передати за місцем призначення.

Інші матеріали про пояснювальні записки

• Зразок пояснювальної записки в школу
• Пояснювальна записка про відсутність на роботі
• Як писати пояснювальну записку на роботі

Сообщение Пояснювальна записка про помилку в роботі появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.