Доповідну записку про відсутність працівника подає керівник підрозділу, коли підлеглий не з’явився на роботі. Це перший документ, який фіксує факт і запускає процедуру: від з’ясування причин до можливого дисциплінарного стягнення чи звільнення за прогул. Нижче — готовий зразок і пояснення, як діяти далі.

Про сам документ загалом і відмінність від пояснювальної читайте у статті Доповідна записка: зразок і як написати.

Зразок доповідної записки про відсутність працівника

Директору ТОВ «Барвінок» Стусу В. С.

начальника відділу продажу Костенко Л. В.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

05.02.2026 № 7

Про відсутність працівника на робочому місці

Доводжу до Вашого відома, що менеджер Симоненко Оксана Петрівна 5 лютого 2026 року була відсутня на робочому місці протягом усього робочого дня (з 9:00 до 18:00). Про причини відсутності не повідомила, на телефонні дзвінки не відповідала.

Прошу вжити відповідних заходів для з’ясування причин відсутності.

Начальник відділу продажу (підпис) Л. В. Костенко

Записку подають керівнику в день нез’явлення — це фіксує факт «по гарячих слідах» і дає документальну основу для наступних кроків.

Що робити далі: документування відсутності

Одна доповідна записка не є підставою для покарання. Вона лише фіксує факт. Щоб рішення було законним, потрібен повний пакет документів:

1. Доповідна записка керівника — фіксує факт нез’явлення (цей документ).
2. Акт про відсутність на робочому місці — складають комісією, підтверджує відсутність.
3. Табель обліку робочого часу — де проставляють відповідну позначку.
4. Пояснювальна записка працівника про причини — або акт про відмову її надати.
5. Наказ — про стягнення чи звільнення, якщо причини неповажні.

Порядок важливий: спершу з’ясовують причину. Відсутність може виявитися поважною (хвороба, надзвичайні обставини), і тоді підстав для покарання немає.

Коли відсутність стає прогулом

Прогул — це відсутність на робочому місці без поважної причини понад чотири години протягом робочого дня. За нього роботодавець може застосувати дисциплінарне стягнення аж до звільнення за пунктом 4 частини першої статті 40 КЗпП.

Але звільнення за прогул — крайній захід, і він потребує бездоганного документування. Якщо процедуру порушено (немає акта, у працівника не взяли пояснень), суд може поновити працівника на роботі. Тому доповідна записка — лише перша ланка ланцюга, а не самостійна підстава для звільнення.

Часті запитання

Хто пише доповідну про відсутність працівника? Безпосередній керівник відсутнього — начальник відділу, цеху, підрозділу. Він доводить факт до відома директора.

Коли подавати записку? У день нез’явлення працівника, щоб зафіксувати факт вчасно.

Чи можна на підставі однієї доповідної звільнити за прогул? Ні. Потрібні ще акт про відсутність, табель, пояснювальна працівника (або акт про відмову) і наказ. Без повного пакета звільнення можуть визнати незаконним.

Що робити, якщо працівник відмовляється давати пояснення? Скласти акт про відмову надати пояснювальну — він замінює її у пакеті документів.

Чим доповідна відрізняється від пояснювальної в цій ситуації? Доповідну про відсутність пише керівник про підлеглого. Пояснювальну про свою відсутність пише сам працівник. Це два різні документи, що доповнюють один одного.

Джерела: Кодекс законів про працю України, ДСТУ 4163:2020.

Сообщение Доповідна записка про відсутність працівника на роботі: зразок появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.

Доповідна записка — це інформаційно-аналітичний документ, яким працівник (найчастіше керівник підрозділу) інформує керівництво про факт, подію чи стан справ і нерідко пропонує рішення. Нижче — базовий зразок, види й реквізити, а головне — як не сплутати доповідну з пояснювальною чи службовою та де взяти зразок під вашу конкретну ситуацію.

Зразок доповідної записки

Суворо визначеної форми немає, але усталена практика спирається на ДСТУ 4163:2020. Головне — адресат, факт, дата й підпис.

Директору ТОВ «Кобзар» Франку І. Я.

начальника відділу продажу Тичини П. Г.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

12.02.2026 № 3

Про невиконання плану продажу

Доводжу до Вашого відома, що відділ продажу за січень 2026 року виконав план на 68%. Основна причина — відсутність двох менеджерів через тривалі лікарняні.

Пропоную розглянути питання про тимчасове залучення додаткового працівника.

Начальник відділу продажу (підпис) П. Г. Тичина

Доповідна записка під різні ситуації

Залежно від приводу зміст доповідної відрізняється. Готові зразки під найпоширеніші випадки зібрані в окремих матеріалах:

• Про відсутність працівника на роботі — коли керівник фіксує нез’явлення підлеглого.
• Про порушення трудової дисципліни — запізнення, невиконання обов’язків, конфлікт (доповідна на працівника).
• Про переміщення на інше робоче місце — ініціативна доповідна щодо організації роботи.
• На учня — коли вчитель доповідає директору школи про поведінку учня.

Яку записку писати: доповідна, пояснювальна чи службова

Це головне питання, у якому найчастіше помиляються. Тип документа залежить від того, хто пише, про кого і навіщо.

Доповідна — пишете керівництву про факт або про іншу особу: порушення, відсутність працівника, стан справ. Напрямок — вгору по підпорядкуванню.

Пояснювальна — пишете про себе, пояснюючи причини власного вчинку: свою відсутність, запізнення, помилку. Це виправдувальний документ.

Службова — вирішуєте робоче питання між підрозділами однієї організації: закупівля, ремонт, списання. Напрямок — горизонтальний.

Простий приклад: якщо ви самі спізнилися — пишете пояснювальну. Якщо ваш підлеглий спізнився і ви повідомляєте про це директора — це доповідна. Якщо просите інший відділ виділити матеріали — це службова.

Види доповідних записок

За змістом доповідні поділяють на три типи:

• Інформаційні — повідомляють про перебіг або стан роботи, зміни в процесі.
• Ініціативні — містять пропозиції, спонукають керівника ухвалити рішення.
• Звітні — інформують про завершення роботи чи виконання доручення.

За адресатом бувають внутрішні (керівнику свого підприємства, на звичайному аркуші) і зовнішні (до вищої організації, на бланку).

Реквізити й оформлення

Нормативної форми немає, оформлюють за ДСТУ 4163:2020. Обов’язкові елементи: адресат (посада, прізвище, ініціали керівника), автор (посада, прізвище, ініціали), назва «Доповідна записка», дата й реєстраційний номер, заголовок про суть, текст (факт + за потреби висновки й пропозиції), підпис, додатки за наявності.

Технічні вимоги ДСТУ: формат А4, поля 20/20/30/10 мм, шрифт Times New Roman 14, інтервал 1,5. Дату пишуть словесно-цифровим способом («18 лютого 2026 р.»). Доповідну можна складати й від руки, якщо внутрішні правила не вимагають іншого.

Часті запитання

Хто пише доповідну записку? Найчастіше керівник структурного підрозділу або відповідальна особа, яка інформує керівництво вищого рівня про факт чи ситуацію.

Чим доповідна відрізняється від пояснювальної? Пояснювальну пише працівник про себе (пояснює свій вчинок), доповідну — про іншу особу чи факт, доповідаючи керівництву.

Чи має доповідна затверджену форму? Ні. Нормативні акти не містять визначення й суворої форми. Оформлюють за загальною практикою та ДСТУ 4163:2020.

Чи можна написати доповідну від руки? Так, якщо внутрішні правила організації не вимагають друкованого вигляду.

Що відбувається після подання доповідної? Керівник розглядає її та ухвалює рішення (резолюцію). На підставі доповідної можуть скласти акт, вимагати пояснювальну від працівника або видати наказ.

Джерела: ДСТУ 4163:2020, НК 010:2021, Типова інструкція з діловодства (постанова КМУ № 55 від 17.01.2018). Матеріал має інформаційний характер.

Сообщение Доповідна записка у 2026 році: зразок, як написати, види появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.