Останнє оновлення: 28.07.2026 · Автор: Олексій С.
Актуально станом на 2026 рік.
Доповідна записка — це інформаційно-аналітичний документ, яким працівник (найчастіше керівник підрозділу) інформує керівництво про факт, подію чи стан справ і нерідко пропонує рішення. Нижче — базовий зразок, види й реквізити, а головне — як не сплутати доповідну з пояснювальною чи службовою та де взяти зразок під вашу конкретну ситуацію.
Зразок доповідної записки
Суворо визначеної форми немає, але усталена практика спирається на ДСТУ 4163:2020. Головне — адресат, факт, дата й підпис.
Директору ТОВ «Кобзар» Франку І. Я.
начальника відділу продажу Тичини П. Г.
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
12.02.2026 № 3
Про невиконання плану продажу
Доводжу до Вашого відома, що відділ продажу за січень 2026 року виконав план на 68%. Основна причина — відсутність двох менеджерів через тривалі лікарняні.
Пропоную розглянути питання про тимчасове залучення додаткового працівника.
Начальник відділу продажу (підпис) П. Г. Тичина
Доповідна записка під різні ситуації
Залежно від приводу зміст доповідної відрізняється. Готові зразки під найпоширеніші випадки зібрані в окремих матеріалах:
- Про відсутність працівника на роботі — коли керівник фіксує нез’явлення підлеглого.
- Про порушення трудової дисципліни — запізнення, невиконання обов’язків, конфлікт (доповідна на працівника).
- Про переміщення на інше робоче місце — ініціативна доповідна щодо організації роботи.
- На учня — коли вчитель доповідає директору школи про поведінку учня.
Яку записку писати: доповідна, пояснювальна чи службова
Це головне питання, у якому найчастіше помиляються. Тип документа залежить від того, хто пише, про кого і навіщо.
Доповідна — пишете керівництву про факт або про іншу особу: порушення, відсутність працівника, стан справ. Напрямок — вгору по підпорядкуванню.
Пояснювальна — пишете про себе, пояснюючи причини власного вчинку: свою відсутність, запізнення, помилку. Це виправдувальний документ.
Службова — вирішуєте робоче питання між підрозділами однієї організації: закупівля, ремонт, списання. Напрямок — горизонтальний.
Простий приклад: якщо ви самі спізнилися — пишете пояснювальну. Якщо ваш підлеглий спізнився і ви повідомляєте про це директора — це доповідна. Якщо просите інший відділ виділити матеріали — це службова.
Види доповідних записок
За змістом доповідні поділяють на три типи:
- Інформаційні — повідомляють про перебіг або стан роботи, зміни в процесі.
- Ініціативні — містять пропозиції, спонукають керівника ухвалити рішення.
- Звітні — інформують про завершення роботи чи виконання доручення.
За адресатом бувають внутрішні (керівнику свого підприємства, на звичайному аркуші) і зовнішні (до вищої організації, на бланку).
Реквізити й оформлення
Нормативної форми немає, оформлюють за ДСТУ 4163:2020. Обов’язкові елементи: адресат (посада, прізвище, ініціали керівника), автор (посада, прізвище, ініціали), назва «Доповідна записка», дата й реєстраційний номер, заголовок про суть, текст (факт + за потреби висновки й пропозиції), підпис, додатки за наявності.
Технічні вимоги ДСТУ: формат А4, поля 20/20/30/10 мм, шрифт Times New Roman 14, інтервал 1,5. Дату пишуть словесно-цифровим способом («18 лютого 2026 р.»). Доповідну можна складати й від руки, якщо внутрішні правила не вимагають іншого.
Часті запитання
Хто пише доповідну записку? Найчастіше керівник структурного підрозділу або відповідальна особа, яка інформує керівництво вищого рівня про факт чи ситуацію.
Чим доповідна відрізняється від пояснювальної? Пояснювальну пише працівник про себе (пояснює свій вчинок), доповідну — про іншу особу чи факт, доповідаючи керівництву.
Чи має доповідна затверджену форму? Ні. Нормативні акти не містять визначення й суворої форми. Оформлюють за загальною практикою та ДСТУ 4163:2020.
Чи можна написати доповідну від руки? Так, якщо внутрішні правила організації не вимагають друкованого вигляду.
Що відбувається після подання доповідної? Керівник розглядає її та ухвалює рішення (резолюцію). На підставі доповідної можуть скласти акт, вимагати пояснювальну від працівника або видати наказ.
Джерела: ДСТУ 4163:2020, НК 010:2021, Типова інструкція з діловодства (постанова КМУ № 55 від 17.01.2018). Матеріал має інформаційний характер.