Водночас назва документа залежить від виду судочинства:

• у кримінальному провадженні ведеться журнал судового засідання;
• у цивільному, адміністративному та господарському судочинстві ведеться протокол судового засідання.

Журнал або протокол не є дослівною стенограмою виступів учасників справи. Повний перебіг судового засідання фіксується за допомогою технічних засобів звукозапису, а у відповідному процесуальному документі зазначаються основні відомості про засідання та послідовність процесуальних дій.

Журнал судового засідання у кримінальному провадженні

Відповідно до статті 108 Кримінального процесуального кодексу України під час судового засідання у кримінальному провадженні ведеться журнал судового засідання.

У ньому зазначаються:

• найменування та склад суду або дані слідчого судді;
• реквізити кримінального провадження;
• відомості про учасників судового провадження;
• дата і час початку та закінчення судового засідання;
• час, номер і найменування кожної процесуальної дії;
• речі, документи, протоколи слідчих або розшукових дій та додатки, передані суду;
• ухвали, постановлені судом або слідчим суддею без виходу до нарадчої кімнати;
• інші відомості, передбачені кримінальним процесуальним законодавством.

Журнал веде та підписує секретар судового засідання. Він не замінює технічний запис засідання, а використовується разом із ним для фіксування перебігу судового розгляду.

Протокол судового засідання у цивільній справі

У цивільному судочинстві складається не журнал, а протокол судового засідання. Порядок його ведення визначений статтею 248 Цивільного процесуального кодексу України.

Протокол містить, зокрема:

• рік, місяць, число і місце проведення засідання;
• найменування суду;
• прізвища та ініціали судді й секретаря;
• номер справи;
• відомості про учасників справи;
• порядковий номер процесуальної дії;
• найменування процесуальної дії;
• час її вчинення;
• ухвали суду, постановлені без виходу до нарадчої кімнати;
• інші відомості, передбачені ЦПК України.

Під час повного технічного фіксування засідання або проведення відеоконференції протокол може створюватися засобами Єдиної судової інформаційно-комунікаційної системи. Після оформлення він підписується електронним підписом секретаря та приєднується до матеріалів справи.

Протокол судового засідання в адміністративній справі

В адміністративному судочинстві також ведеться протокол судового засідання. Вимоги до нього встановлені статтею 230 Кодексу адміністративного судочинства України.

У протоколі зазначаються дані про суд, адміністративну справу та її учасників, дата і час засідання, послідовність процесуальних дій, ухвали суду та інші передбачені законом відомості.

Протокол ведеться секретарем судового засідання. Під час повного технічного фіксування або проведення відеоконференції він може створюватися автоматично засобами судової інформаційно-комунікаційної системи.

Протокол судового засідання у господарській справі

У господарському судочинстві перебіг засідання оформлюється протоколом судового засідання відповідно до статті 223 Господарського процесуального кодексу України.

У протоколі фіксуються:

• дата і місце засідання;
• найменування суду та склад суду;
• номер справи;
• відомості про учасників;
• послідовність і час вчинення процесуальних дій;
• ухвали суду, постановлені без виходу до нарадчої кімнати;
• інші передбачені законом відомості.

Технічний запис засідання та протокол після завершення судового засідання долучаються до матеріалів господарської справи.

Хто веде журнал або протокол судового засідання

Журнал судового засідання у кримінальному провадженні веде і підписує секретар судового засідання.

У цивільному, адміністративному та господарському процесах секретар забезпечує ведення протоколу судового засідання. Якщо застосовується повне технічне фіксування або відеоконференція, протокол може створюватися автоматично засобами Єдиної судової інформаційно-комунікаційної системи, після чого підписується електронним підписом секретаря та приєднується до справи.

Тому формулювання про те, що документ може вести будь-яка інша особа, призначена судом, без посилання на спеціальну норму законодавства використовувати не варто.

Хто має право ознайомитися з журналом або протоколом

Учасники цивільної, адміністративної та господарської справи мають право ознайомитися з технічним записом і протоколом судового засідання.

Якщо учасник виявив неповноту або неправильність запису, він може подати письмові зауваження. За загальним правилом такі зауваження подаються протягом п’яти днів із дня проголошення судового рішення. Пропущений строк може бути поновлений судом за наявності поважних причин.

У кримінальному провадженні учасники судового провадження мають право ознайомлюватися з матеріалами провадження в суді, до яких приєднується журнал судового засідання. Крім того, учасники мають право отримати копію технічного запису судового засідання.

Для ознайомлення зазвичай подається заява до суду, у якій зазначаються:

• найменування суду;
• номер справи або кримінального провадження;
• дані заявника та його процесуальний статус;
• прохання надати можливість ознайомитися з матеріалами, журналом, протоколом або технічним записом;
• дата і підпис заявника.

Учасник справи не зобов’язаний окремо доводити, навіщо йому потрібне ознайомлення, оскільки таке право передбачене процесуальним законодавством. Особи, які не є учасниками провадження, не мають автоматичного права отримувати матеріали конкретної судової справи.

Зразки журналів судового засідання

Зразок журналу судових засідань у кримінальному судочинстві

Зразок журналу судових засідань у цивільному судочинстві

Зразок журналу судових засідань у адміністративному судочинстві

Зразок журналу судових засідань у господарському судочинстві

Сообщение Журнал і протокол судового засідання: у чому різниця появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.

Що таке службова записка

Ефективна виробнича діяльність будь-якого підприємства, незалежно від його форми власності і сфери діяльності, забезпечується, насамперед, за рахунок своєчасності і грамотності прийнятих управлінських рішень. Тобто від того, наскільки ефективно налагоджено на підприємстві інформаційну взаємодію. Причому учасниками цієї інформаційної взаємодії є всі працівники компанії — від лінійного персоналу до топ-менеджменту.

Кожен, хто працює на підприємстві, співробітник виконує певну трудову функцію, обов’язки, визначені для даної посади. Він також має оговорені посадовою інструкцією права і несе визначену нею відповідальність. Тому має право вирішувати самостійно ті питання, які входять в його обов’язки, зону його відповідальності. Але ті питання, які не входять до компетенції працівника, він вирішувати не має права. Тому записку можна адресувати керівнику або іншому підрозділу, повідомивши про наявність проблеми. Донести інформацію він повинен офіційним чином, використовуючи такий спосіб, як написання службової записки.

Оформлення службових записок у тих випадках, коли працівник або керівник будь-якого рівня не може взяти сам на себе відповідальність за вирішення питання, дозволяє забезпечити оперативність управління. Адже з ланцюжка прийняття рішення виключається передача інформації на інші рівні управління. Звичайно, у багатьох випадках такі питання можна вирішити усним зверненням, але іноді достовірність відомостей повинна бути підтверджена документально. Тому важливо, щоб кожен із співробітників компанії знав, як правильно писати службову записку.

Як оформити службову записку

Службова записка є документом, що має інформаційно-довідковий характер. Це означає, що відомості, викладені в ній, вважаються достовірними і можуть використовуватися при прийнятті управлінських та організаційних рішень. Як будь-який документ, службова записка має юридичну силу. Щоб забезпечити цю вимогу, оформлення службових записок проводиться у суворій відповідності до затверджених офіційно державних стандартів.

За якими правилами оформляється службова записка

Оформлення службових записок проводиться відповідно до ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Тому до того, як написати службову записку вперше, слід ознайомитися з тими вимогами, які встановлені за цим посиланням ДСТУ 4163:2020.

Юридичну силу службовій записці забезпечить, в тому числі, наявність реквізитів, які є обов’язковими для заповнення:

• найменування підприємства, установи чи організації;
• назву структурного підрозділу, якщо це передбачено бланком;
• посаду, власне ім’я та прізвище адресата;
• посаду, власне ім’я та прізвище автора;
• назву виду документа — «СЛУЖБОВА ЗАПИСКА»;
• дату складення;
• реєстраційний індекс, якщо службові записки реєструються;
• заголовок до тексту;
• основний текст;
• відмітку про додатки, якщо вони є;
• підпис автора.

Заголовок має коротко передавати зміст записки та відповідати на запитання «про що?». Наприклад:

• «Про необхідність ремонту службового автомобіля»;
• «Про придбання комп’ютерної техніки»;
• «Про направлення працівника у відрядження»;
• «Щодо допуску працівників до приміщення у вихідний день».

Крапку наприкінці заголовка не ставлять. Інформацію в тексті документа потрібно викладати стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без зайвих повторів і фраз, які не несуть змістового навантаження.

Перелік обов’язкових реквізитів і правила оформлення службових записок можна встановити локальним нормативним актом роботодавця. Такий регламент може передбачатися, наприклад, положенням або інструкцією з діловодства, затвердженою керівником компанії. Локальним актом можуть бути також затверджені шаблони службових записок, що значно полегшують і прискорюють складання цього виду документів.

Як пишеться службова записка

До того, як писати службову записку, необхідно визначитися, яке її призначення. Цей вид документів складається з наступними цілями:

• щоб ініціювати прийняття будь-якого рішення адресатом;
• повідомити інформацію, яка може входити в коло його службових та виробничих інтересів;
• відзвітувати про здобуту раніше завданні, виконане доручення.

Тому текстовий зміст буде визначатися призначенням службової записки. У загальному випадку її структура може складатися з трьох логічно пов’язаних між собою смислових блоків.

Перший містить стислий виклад фактів і причин, що спонукали автора скласти службову записку. Другий — аналіз цих фактів і причин, тих наслідків, які вони можуть мати. Цей смисловий блок не відноситься до обов’язкових розділів, і в деяких випадках його можна пропустити. Третій — конкретні висновки і пропозиції, прохання і спонукання до прийняття будь-яких дій, що ґрунтуються на розумінні сказаного вище.

Змістовна частина при оформленні службової записки пишеться від першої особи в однині. Текст повинен бути коротким і ємним, з використанням штампів і, при необхідності, спеціальних термінів. Виключено вживання привітань, побажань, запевнень в повазі та інших, що не мають безпосереднього відношення до суті, смислових вставок. Завершальна, третя частина змісту повинна починатися словами: «Прошу Вас …», «Вважаю за необхідне (за доцільне) …», «На підставі вищесказаного пропоную …».

Для чого необхідний шаблон службової записки

Зрозуміло, що оформлення службових записок — повсякденна частина виробничого процесу. При цьому їх призначення і вимоги до оформлення такі, що процедура складання такого роду документів може бути стандартизована, а форма — уніфікована. У цьому випадку доцільно розробити і затвердити на підприємстві шаблони службових записок, найбільш часто використовуваних у процесі ділового спілкування між окремими співробітниками, взаємодії між підрозділами і виробничої діяльності.

Шаблон службової записки може бути складений у будь-якому текстовому редакторі і містити деякі обов’язкові для заповнення реквізити. Так, якщо це, наприклад, службова записка, яку керівник підрозділу щотижня пише начальнику відділу охорони з проханням пропустити у вихідний день на роботу деяких співробітників, готовий бланк може бути заповнений майже повністю.

Керівнику підрозділу залишиться тільки, за необхідності, відредагувати шаблон службової записки Word, вказавши дату заповнення і перерахувавши прізвища співробітників, які вийдуть на роботу в цей вихідний день. Приклад такого шаблону наведено нижче.

Співробітникові, який тільки недавно почав працювати і не знає, як написати службову записку, зразок або навіть незаповнений шаблон цього документа вже допоможуть зрозуміти, як її слід оформити, заощадивши його робочий час.

Зразок та шаблон службової записки

Працівникам, які призначені відповідальними за діловодство в компанії, необхідно проаналізувати подібного роду ділову переписку між співробітниками або підрозділами і розробити шаблони службових записок. Готові шаблони службових записок можуть бути розроблені в загальному порядку при складанні локального регламенту з діловодства. За необхідності вони завжди можуть бути скориговані в оперативному порядку під конкретну виробничу ситуацію.

Так, наприклад, якщо буде потрібно зняти стягнення з працівника, який вчинив раніше дисциплінарний проступок, за зразок при складанні шаблону може бути використаний приклад, наведений нижче.

Ще один шаблон службової записки може знадобитися ля підтвердження фактичного строку перебування співробітника в службовому відрядженні, в яку він відправився на своєму особистому автомобілі. Зразок його наведено нижче.

Сообщение Зразок службової записки появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.

Найчастіше листи-подяки пишуть працівникам, партнерам, керівникам, педагогам, спонсорам, батькам, волонтерам, медичним працівникам та іншим особам, чий внесок хочуть окремо відзначити. Нижче наведено готові зразки листів-подяк і короткі рекомендації, які допоможуть швидко підготувати власний текст.

Зразок листа-подяки за співпрацю

Шановний Олександре Вікторовичу!

Висловлюємо Вам щиру подяку за плідну співпрацю, відповідальне ставлення до спільної роботи та своєчасне виконання взятих на себе зобов’язань.

Завдяки Вашому професіоналізму, організованості та конструктивному підходу нам вдалося успішно реалізувати поставлені завдання та досягти запланованих результатів. Ми високо цінуємо надійність Вашої компанії, відкритість до діалогу та готовність оперативно вирішувати робочі питання.

Бажаємо Вам подальшого розвитку, успішної реалізації нових проєктів і стабільного професійного зростання. Сподіваємося на продовження взаємовигідної співпраці й надалі.

З повагою
Директор ТОВ «_____»
ПІБ
дата

Зразок листа-подяки працівнику

Шановна Інно Володимирівно!

Прийміть щиру подяку за сумлінну працю, відповідальність, ініціативність і високий професіоналізм у роботі.

Упродовж усього часу роботи Ви зарекомендували себе як уважний, компетентний і надійний працівник, який відповідально ставиться до своїх обов’язків, уміє працювати в команді та досягає високих результатів. Ваш внесок у роботу колективу є цінним і помітним.

Бажаємо Вам міцного здоров’я, добробуту, професійного розвитку, нових досягнень і подальших успіхів у роботі.

З повагою
Керівник __________
ПІБ
дата

Зразок листа-подяки колективу

Шановні колеги!

Висловлюємо вам щиру подяку за злагоджену роботу, відповідальність, професійний підхід і вагомий внесок у спільну справу.

Завдяки вашій організованості, наполегливості та вмінню працювати на результат вдалося успішно виконати поставлені завдання і забезпечити стабільну роботу підрозділу. Ми цінуємо вашу відданість справі, взаємопідтримку та високий рівень командної роботи.

Бажаємо всьому колективу міцного здоров’я, наснаги, нових професійних успіхів і впевненого розвитку надалі.

З повагою
Керівництво __________
дата

Зразок листа-подяки вчителю

Шановна Інно Володимирівно!

Прийміть слова щирої вдячності за Вашу щоденну працю, професіоналізм, терпіння та щире ставлення до дітей.

Завдяки Вашим знанням, педагогічному досвіду, уважності й умінню знаходити підхід до учнів, діти не лише отримують необхідні знання, а й навчаються відповідальності, повазі та наполегливості. Ми щиро цінуємо Ваш внесок у навчання і виховання підростаючого покоління.

Бажаємо Вам міцного здоров’я, добробуту, поваги від учнів і батьків, а також нових професійних здобутків.

З повагою
Батьки учнів ___ класу
назва закладу освіти
дата

Зразок листа-подяки за співпрацю та допомогу

Шановний Олександре Вікторовичу!

Висловлюємо Вам щиру подяку за співпрацю, підтримку та надану допомогу у вирішенні важливих організаційних питань.

Завдяки Вашій участі, відповідальному підходу до справи та готовності оперативно долучатися до роботи нам вдалося успішно реалізувати заплановані завдання. Ми високо цінуємо Ваш професіоналізм, надійність і доброзичливе ставлення до партнерської взаємодії.

Бажаємо Вам міцного здоров’я, добробуту, нових успішних проєктів і подальших професійних досягнень. Сподіваємося на продовження плідної співпраці і надалі.

З повагою
Директор ТОВ «_____»
ПІБ
дата

Зразок листа-подяки за благодійну допомогу

Шановний Тарасе Васильовичу!

Щиро дякуємо Вам за надану благодійну допомогу та небайдужість до потреб нашої установи.

Ваша підтримка є вагомим внеском у реалізацію важливої справи та свідчить про високий рівень соціальної відповідальності, людяності та щирого бажання допомагати. Завдяки Вашій благодійній допомозі ми змогли покращити умови для __________ та забезпечити належну підтримку тим, хто її потребує.

Бажаємо Вам міцного здоров’я, благополуччя, стабільності, нових добрих справ і успіхів у всіх починаннях. Нехай Ваша доброта та щедрість повертаються до Вас сторицею.

З повагою

ПІБ
дата

Зразок листа-подяки спонсору

Шановний Тарасе Васильовичу!

Щиро дякуємо Вам за надану допомогу та підтримку в організації й проведенні __________.

Ваша участь стала важливою складовою успішної реалізації цього заходу. Завдяки Вашій підтримці вдалося створити належні умови для його проведення та досягти поставленої мети. Ми високо цінуємо Вашу небайдужість, соціальну відповідальність і готовність долучатися до корисних ініціатив.

Бажаємо Вам міцного здоров’я, благополуччя, стабільності, нових успішних проєктів і добрих справ у майбутньому.

З повагою

ПІБ
дата

Універсальний шаблон листа-подяки

Шановний(а) __________!

Висловлюємо Вам щиру подяку за __________.

Ми високо цінуємо Ваш __________, відповідальне ставлення до справи, професіоналізм та вагомий внесок у __________.

Завдяки Вашій участі вдалося __________.

Бажаємо Вам міцного здоров’я, добробуту, успіхів, професійного розвитку та нових досягнень. Сподіваємося на подальшу плідну співпрацю.

З повагою

дата

Як правильно написати лист-подяку

Лист-подяка зазвичай має просту й зрозумілу структуру. Спочатку вказують звернення до адресата, далі коротко зазначають, від чийого імені висловлюється подяка, після цього — за що саме дякують. Основну увагу варто приділити конкретиці: не писати загальні фрази “за все добре”, а прямо називати допомогу, підтримку, співпрацю, внесок або результати роботи.

Після цього доречно коротко відзначити, що саме особливо цінується в адресаті: відповідальність, надійність, професіоналізм, ініціативність, уважність, готовність допомогти, високий рівень організації роботи. Наприкінці зазвичай додають побажання або висловлюють сподівання на подальшу співпрацю.

Що бажано врахувати

Лист-подяка має бути щирим, але стриманим. Не варто перевантажувати текст надто пафосними словами, перебільшеннями або шаблонними компліментами. Краще, коли текст звучить просто, конкретно і по-людськи.

Для офіційних листів найчастіше використовують звернення “Шановний”, “Шановна”, “Шановні колеги”. Якщо лист оформлюється від імені компанії чи установи, його можна друкувати на бланку організації. У кінці документа зазвичай ставлять підпис керівника, уповноваженої особи або колективу.

Чого не варто писати в листі-подяці

У листі-подяці не варто вживати фамільярні звернення, надмірні лестощі, складні канцелярські конструкції або фрази без конкретного змісту. Також небажано робити текст занадто довгим. У більшості випадків достатньо кількох абзаців, щоб змістовно й доречно висловити вдячність.

Сообщение Зразок листа-подяки появились сначала на zrazok.info — зразки документів українською.