Лист-подяка

Листи подяки займають особливе місце в діловому листуванні. Подяка- це потужний інструмент мотивації співробітників, підтримання відносин з партнерами, залучення уваги клієнтів. Це один з можливих способів сказати людині або організації спасибі в більш урочистій формі. Потрібно завжди дякувати людям за їхні добрі справи, щоб вони продовжували їх творити надалі. Прекрасний спосіб сказати дякую – це написати лист подяки .

 Як правильно написати лист подяки

Працівникам кадрової служби досить часто доводиться стикатися з написанням вдячних листів. Деякі компанії мають спеціальні положення про вдячних листах, де прописуються правила і норми оформлення цих видів листів, а також критерії, за якими працівники можуть заохочуватися вдячністю. Проте, написання листів з подякою не завжди дається легко. Пропонуємо покрокову інструкцію написання листа-подяки.

1. Зверніться до адресата.

В організаціях до співробітників прийнято звертатися з традиційного «Шановний (-а) …». Саме таке звернення підкреслює шанобливе ставлення з боку керівництва. Слід уникати звернень зі слів «Дорогий (-а)» або «Пане (пані)» . У листі з вдячністю до співробітника подібне звернення буде виглядати незграбно і нещиро. Крім того, таке звернення не відповідає нормам офіційно-ділового стилю.

Звернення «Шановний (ім’я, по батькові)» доречно при персональному зверненні. Якщо ж подяку адресується колективу, то краще використовувати форму «Шановні колеги!», А вже в тексті листа уточнювати, якому колективу дякують. Коли ж відправляють лист з подякою іншої компанії, то звертаються до керівника, а в тексті листа висловлюють подяку колективу або всієї організації.

2. Будь ласка, повідомте, хто ініціатор подяки.

Далі потрібно вказати, хто кому дякує. Подякаможе виносити як вся компанія, так і керівництво всією компанії або її структурного підрозділу:

• «ТОВ« Древо »дякує»;
• «Керівництво компанії« Х »…» .

При цьому слід пам’ятати, що від імені організації дякують іншу організацію за надання послуг, товарів або можливостей. Коли ж хочуть подякувати співробітника або колектив своєї компанії, то краще звертатися від імені керівника:

• «Ми дякуємо …»;
• «Ми щиро вдячні …»;
• «Від імені всієї Компанії хочу подякувати …».

Особливо урочисто і не пересічно може виглядати таке звернення:

• «Я як керівник (директор) Компанії хочу від щирого серця подякувати …».

Такий варіант краще використовувати у виняткових випадках, коли потрібно подякувати за внесок, значимий в масштабах компанії.

3. Будь ласка, повідомте, кого Ви дякуйте.

Подяка можна адресувати як одній людині, так і колективу, керівництва, організації. Персональна Подякадозволяє виділити людину з колективу за його досягнення, успіхи, професіоналізм. В такому випадку персоналізація йде в зверненні і в тексті листа звертаєтеся до адресата на Ви :

• “Дякуємо Вам”;
• «Від імені всієї Компанії хочу подякувати Вам».

Коли звертаються до керівника з метою подякувати всій організацію за надання послуг, можливостей, в тексті потрібно уточнити, кому адресується подяку:

• «Компанія« Х »дякує Вашу компанію»;
• «Ми щиро дякуємо колектив Вашої компанії»;
• «Компанія« Х »щиро вдячний співробітникам підрозділу Вашої компанії …».

Коли звертаємося до колективу з вдячністю, не зайвим буде в тексті перерахувати персоналії (але не більше 5-7 человек):

• “Шановні колеги! Я як керівник дуже вдячний колективу науково-редакторського відділу нашої компанії, а саме Мороз Тамарі Михайлівні … ».

Якщо ж колектив численний, то не варто перераховувати всіх поіменно, а краще назвати керівника колективу:

• “Шановні колеги! Я як керівник дуже вдячний колективу науково-редакторського підрозділу видавництва «Сталкер», очолюваного Мороз Тамарою Михайлівною … ».

4. За що дякуйте?

Дякують і кажуть «спасибі» за щось. Тільки не варто дякувати за все:

• «Шановна Єлизавета Семенівна! Колектив ЦМКЛ № 6 дякує Вам за все, що Ви для нас зробили ».

Нічого конкретного, а лист подяки, як і будь-який діловий, любить конкретику.

За що можна дякувати? Багато в чому це залежить від приводу для написання листа-подяки і від адресата. Якщо цей лист співробітникові, то дякувати можна за професіоналізм, проявлений в конкретних випадках, завзятість, пильність:

«Дозвольте подякувати Вам за значний особистий внесок у розвиток підприємства, творчу працю, лояльність і відданість ЗАТ «Абсолют» протягом 15 років, а також висловити захоплення рівнем Вашого професіоналізму, цілеспрямованості і лідерським якостям, завдяки яким наше підприємство досягло значних успіхів і зайняло гідне місце серед конкурентів на ринку консалтингових послуг ».

Партнерам можна висловити подяку за надання підтримки, за надання можливості, послуг, обладнання, площі і т. д.:

• «ТОВ «Реал» висловлює глибоку вдячність і щиру подяку ВАТ «МебельОпт» за якісну і своєчасну поставку меблів в 2022 році»;
• «Керівництво компанії «Кипарис» дякує керівництву виставкового центру «Експо» за надану можливість взяти участь у міжнародній виставці «Інноваційні технології в житті і на виробництві»».

5. Деталізуйте і конкретизуйте, що особливо добре вдалося.

Потім необхідно конкретизувати, що вдалося особливо добре. Саме це робить лист подяки індивідуальним, саме ця частина дозволяє сказати і зазначити щось, що притаманне саме цій людині. І чим індивідуальніше буде ця частина, тим сильніше адресат відчує, що його цінують як людину, а не тільки як якісний гвинтик у величезній бізнес-машині:

• «Дозвольте подякувати Вам за значний особистий внесок у розвиток підприємства, творчу працю, лояльність і відданість ЗАТ «Абсолют» протягом 15 років. Завдяки Вашому професіоналізму, цілеспрямованості і лідерським якостям, наше підприємство зайняло гідне місце серед конкурентів на ринку консалтингових послуг, а в цьому році виграло міжнародний грант».

6. Побажання адресату на майбутнє.

Обов’язково в цьому листі потрібно заглянути в майбутнє. Так як ви хочете продовжувати співпрацю з цією людиною, йому потрібно побажати на майбутнє що-небудь хороше:

• «Бажаємо Вашій компанії подальшого розвитку і процвітання»;
• «Бажаємо Вам нових оригінальних ідей, натхнення і невичерпного оптимізму».

7. Виразіть надію на подальшу співпрацю.

Це також дуже важлива деталь подячного листа, тому що цим ми показуємо, що хочемо продовжувати співпрацю і надалі. Без перспективи майбутніх взаємин лист подяки набуває відтінок прощання:

• «Сподіваємося на подальшу плідну співпрацю з Вами»;
• «Сподіваємося, що Ваші особисті якості ще не один раз приведуть нашу компанію до перемоги над конкурентами».

Підписує лист керівник компанії або структурного підрозділу.

Як правильно оформити лист подяки?

Оформити лист подяки можна на бланку листа організації як друкарським способом, так і за допомогою комп’ютера безпосередньо при оформленні листа. Вважається особливим знаком уваги написане від руки лист подяки на бланку листа організації та підписана особисто керівником.

Зразок написання листа подяки (шаблон)

Товариство з обмеженою відповідальністю “Надія”
м. Київ дякує ТОВ “Юридичне агентство офіцерів запасу “Щит” за
плідну співпрацю.Працівники Вашого товариства сумлінно виконують службові
обов’язки з надання юридичних послуг, проявляючи найкращі професійні якості.Бажаємо керівництву, персоналу фірми міцного здоров’я,
благополуччя, нових трудових успіхів на благо українського народу.Нехай в усіх справах Вас супроводжує успіх, а віра в
краще майбутнє добавляє сил і надихає на великі перспективи.Генеральний директор Товариства з обмеженою
відповідальністю “Надія”

05 січня 2022

О.М. Чубко