Останнє оновлення: 28.07.2026 · Автор: Олексій С.
Актуально станом на 2026 рік.
Доповідну записку про відсутність працівника подає керівник підрозділу, коли підлеглий не з’явився на роботі. Це перший документ, який фіксує факт і запускає процедуру: від з’ясування причин до можливого дисциплінарного стягнення чи звільнення за прогул. Нижче — готовий зразок і пояснення, як діяти далі.
Про сам документ загалом і відмінність від пояснювальної читайте у статті Доповідна записка: зразок і як написати.
Зразок доповідної записки про відсутність працівника
Директору ТОВ «Барвінок» Стусу В. С.
начальника відділу продажу Костенко Л. В.
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
05.02.2026 № 7
Про відсутність працівника на робочому місці
Доводжу до Вашого відома, що менеджер Симоненко Оксана Петрівна 5 лютого 2026 року була відсутня на робочому місці протягом усього робочого дня (з 9:00 до 18:00). Про причини відсутності не повідомила, на телефонні дзвінки не відповідала.
Прошу вжити відповідних заходів для з’ясування причин відсутності.
Начальник відділу продажу (підпис) Л. В. Костенко
Записку подають керівнику в день нез’явлення — це фіксує факт «по гарячих слідах» і дає документальну основу для наступних кроків.
Що робити далі: документування відсутності
Одна доповідна записка не є підставою для покарання. Вона лише фіксує факт. Щоб рішення було законним, потрібен повний пакет документів:
- Доповідна записка керівника — фіксує факт нез’явлення (цей документ).
- Акт про відсутність на робочому місці — складають комісією, підтверджує відсутність.
- Табель обліку робочого часу — де проставляють відповідну позначку.
- Пояснювальна записка працівника про причини — або акт про відмову її надати.
- Наказ — про стягнення чи звільнення, якщо причини неповажні.
Порядок важливий: спершу з’ясовують причину. Відсутність може виявитися поважною (хвороба, надзвичайні обставини), і тоді підстав для покарання немає.
Коли відсутність стає прогулом
Прогул — це відсутність на робочому місці без поважної причини понад чотири години протягом робочого дня. За нього роботодавець може застосувати дисциплінарне стягнення аж до звільнення за пунктом 4 частини першої статті 40 КЗпП.
Але звільнення за прогул — крайній захід, і він потребує бездоганного документування. Якщо процедуру порушено (немає акта, у працівника не взяли пояснень), суд може поновити працівника на роботі. Тому доповідна записка — лише перша ланка ланцюга, а не самостійна підстава для звільнення.
Часті запитання
Хто пише доповідну про відсутність працівника? Безпосередній керівник відсутнього — начальник відділу, цеху, підрозділу. Він доводить факт до відома директора.
Коли подавати записку? У день нез’явлення працівника, щоб зафіксувати факт вчасно.
Чи можна на підставі однієї доповідної звільнити за прогул? Ні. Потрібні ще акт про відсутність, табель, пояснювальна працівника (або акт про відмову) і наказ. Без повного пакета звільнення можуть визнати незаконним.
Що робити, якщо працівник відмовляється давати пояснення? Скласти акт про відмову надати пояснювальну — він замінює її у пакеті документів.
Чим доповідна відрізняється від пояснювальної в цій ситуації? Доповідну про відсутність пише керівник про підлеглого. Пояснювальну про свою відсутність пише сам працівник. Це два різні документи, що доповнюють один одного.
Джерела: Кодекс законів про працю України, ДСТУ 4163:2020.